Faturas e pagamentos falhados

O card Billing history na página de faturamento é o log de auditoria de tudo o que já foi cobrado, reembolsado ou tentado contra sua assinatura.

Lendo a tabela de histórico

Cada linha é uma tentativa de pagamento. Colunas:

• Date — quando a tentativa rodou. Para cobranças bem-sucedidas, é o timestamp da cobrança; para retentativas, é o timestamp da retentativa.
• Plan — qual ID de plano foi cobrado (combina com o ID do plano à época, não o atual).
• Invoice — número de fatura gerado automaticamente, presente apenas em linhas approved.
• Amount — em USD.
• Status — Approved (check verde) ou Declined (alerta vermelho).

Passe o mouse em qualquer linha e dois ícones de ação aparecem à direita:

• Download (apenas em linhas aprovadas) — salva um arquivo de fatura em texto puro.
• Refund (apenas admin, apenas em linhas aprovadas) — abre o modal de reembolso.

No celular, a tabela colapsa em cards com as mesmas ações expostas como botões.

Baixando uma fatura

Clique no ícone de download. Um arquivo INV-xxxx.txt é baixado com:

INVOICE: INV-2026-001234
Date: 2026-06-15
Plan: growth
Amount: $79.00
Status: approved
Auth code: ABCD1234
Ref: rrn_9876543210

Intencionalmente um arquivo de texto simples em vez de um PDF — parseável por máquina para imports contábeis e inequívoco para manutenção de registros. O GCM não produz atualmente faturas formatadas em VAT/GST/imposto sobre vendas. Se sua jurisdição exige isso, contate-nos — podemos emitir faturas fiscais manuais por cobrança.

O que é armazenado

A tabela payment_history guarda cada linha que você vê. Campos registrados:

• plan_id, amount, currency — o que foi cobrado.
• status — approved ou declined.
• gateway_auth_code — o código de autorização do banco (para escaladas ao suporte).
• gateway_reference — o número de referência de recuperação (RRN) do gateway para reconciliação.
• gateway_response_code — código de resposta ISO, útil ao contatar seu banco sobre uma recusa.
• card_last4, payment_method — o que foi cobrado.
• created_at — timestamp.

Mantemos o histórico de pagamento indefinidamente. Não há tarefa de purga para linhas de faturamento de assinatura.

Quando uma cobrança falha (dunning)

Se uma cobrança de renovação mensal for recusada, o GCM entra em uma sequência de dunning — um loop estruturado de retentativa-e-notificação. O cronograma é:

Dia	O que acontece
Dia 0	A cobrança de renovação roda, é recusada. O status da assinatura muda para past_due. billing_retry_count é definido como 1. billing_retry_at é definido como hoje + 3 dias. E-mail de recusa enviado.
Dia 3	Primeira retentativa roda. Se tiver sucesso, o status volta para active e o ciclo é resetado. Se for recusada, billing_retry_count avança para 2, billing_retry_at é definido como hoje + 4 dias (então dia 7 no total). E-mail de recusa enviado.
Dia 7	Segunda retentativa roda. Se tiver sucesso, o status volta para active. Se for recusada, billing_retry_count avança para 3 e a assinatura é cancelada. E-mail de cancelamento enviado.
Após o dia 7	O status da assinatura é canceled ou expired. Você pode reassinar a qualquer momento pela página de faturamento — sem penalidade, sem perda de dados.

Durante a janela past-due seu acesso à plataforma não é bloqueado — você ainda pode entrar, ver membros, rodar relatórios, registrar presenças. Apenas o botão Add member e alguns outros caminhos de escrita mostram uma tooltip "subscription past due". A plataforma não fica no escuro enquanto esperamos o problema do cartão se resolver.

TIP

A maneira mais rápida de sair do past-due é atualizar o cartão em arquivo (se o cartão era o problema) e depois clicar em Pay now no card do plano atual. Isso cobra imediatamente em vez de esperar a próxima retentativa agendada.

Motivos de recusa

O e-mail de recusa e a linha no histórico de faturamento ambos exibem o código de motivo do gateway. Os comuns:

• Insufficient funds (51) — banco recusou pelo saldo. Atualize o cartão ou use outro.
• Expired card (54) — atualize o cartão.
• Do not honor (05) — bloqueio do banco, geralmente antifraude. Ligue para sua emissora.
• Invalid CVV (82) — reinforme o cartão com o CVV correto.
• Pickup card (04) — o banco quer que você ligue; pode ser flag de perdido/roubado.
• Restricted card (62) — restrição do lado da emissora; ligue para o banco.

Se você não conseguir dizer o que está acontecendo, encaminhe o e-mail de recusa para support@geniuschurchmanager.com e ajudamos a interpretar o código.

Reembolsos

Admins podem reembolsar qualquer linha aprovada. O modal de reembolso suporta dois modos:

Reembolso pelo gateway — envia o reembolso pelo gateway original (PowerTranz ou Genius Checkout). O dinheiro volta para o mesmo cartão. Leva 3 a 10 dias úteis dependendo do banco emissor. Este é o padrão para qualquer reembolso emitido em até 6 meses da cobrança original.

Reembolso manual — para cobranças mais antigas ou quando o gateway original não é acessível, você pode marcar um reembolso como manual e registrar qual método de pagamento usou (cheque, transferência bancária, crédito de loja). Isso cria um registro de reembolso para auditoria mas não move dinheiro de fato — você está registrando um reembolso fora da plataforma.

Para reembolsar:

1. Passe o mouse na linha do histórico de faturamento.
2. Clique no ícone de reembolso (parece uma seta circular).
3. O modal abre pré-preenchido com o valor original.
4. Ajuste o valor (reembolsos parciais são permitidos) e escolha um tipo de reembolso.
5. Adicione um motivo — este é registrado para auditoria.
6. Confirme. Um toast confirma que o reembolso foi processado.

Uma nova linha aparece no histórico de faturamento representando o reembolso (valor negativo). A linha original permanece intacta para rastreabilidade.

WARNING

Reembolsos de assinatura são diferentes de reembolsos de doação (giving). Um reembolso de assinatura move dinheiro de volta para sua igreja vindo do GCM; um reembolso de doação move dinheiro de volta para um doador vindo da sua igreja. Os fluxos não estão conectados — reembolsar aqui não toca no módulo de doações.

Voltando após cancelamento

Se você deixou a sequência de dunning rodar até o fim e sua assinatura agora está canceled, você pode reassinar a qualquer momento. O fluxo:

1. Vá em Billing.
2. Escolha um tile de plano (o status será Expired no card do plano atual).
3. Clique em Subscribe (o rótulo muda quando cancelado).
4. Você é redirecionado para o checkout hospedado. Informe um cartão (ou use o salvo se o token ainda for válido).
5. Após o pagamento ter sucesso, o status volta para active, o ciclo de faturamento reseta para hoje + 1 mês, e todos os recursos são restaurados.

Seus dados nunca foram tocados durante a transição past-due → canceled. Membros, presença, doações, relatórios — tudo está exatamente onde você deixou.

Perguntas comuns

Posso desabilitar o dunning e ter cobranças falhando silenciosamente? Não. Dunning é obrigatório — é como garantimos que igrejas não percam serviço sem querer. Se você quer renovação automática desligada, cancele no fim do período em vez disso.

Por que não recebi um e-mail de recusa? Verifique se seu e-mail de admin está correto e se os e-mails do GCM não estão sendo marcados como spam. E-mails de recusa vêm de billing@geniuschurchmanager.com — coloque esse domínio na lista de permitidos.

Próximos passos

• Cancelamento e saída — desligar a renovação automática de propósito.
• Adicionar um método de pagamento — atualize seu cartão para resgatar uma assinatura past-due.
• Atualizar seu plano — uma vez em dia, troque de nível.