Factures et paiements échoués

La carte Billing history sur la page de facturation est le journal d'audit de tout ce qui a été prélevé, remboursé ou tenté contre votre abonnement.

Lire le tableau de l'historique

Chaque ligne est une tentative de paiement. Colonnes :

• Date — quand la tentative s'est exécutée. Pour les prélèvements réussis, c'est l'horodatage du prélèvement ; pour les réessais, c'est l'horodatage du réessai.
• Plan — quel ID de forfait a été prélevé (correspond à l'ID du forfait au moment du prélèvement, pas l'actuel).
• Invoice — numéro de facture généré automatiquement, présent uniquement sur les lignes approved.
• Amount — en USD.
• Status — Approved (coche verte) ou Declined (alerte rouge).

Survolez n'importe quelle ligne et deux icônes d'action apparaissent à droite :

• Download (uniquement sur les lignes approuvées) — sauvegarde un fichier de facture en texte brut.
• Refund (admin uniquement, uniquement sur les lignes approuvées) — ouvre la modale de remboursement.

Sur mobile, le tableau se réduit en cartes avec les mêmes actions exposées comme boutons.

Télécharger une facture

Cliquez sur l'icône de téléchargement. Un fichier INV-xxxx.txt est téléchargé avec :

INVOICE: INV-2026-001234
Date: 2026-06-15
Plan: growth
Amount: $79.00
Status: approved
Auth code: ABCD1234
Ref: rrn_9876543210

C'est intentionnellement un simple fichier texte plutôt qu'un PDF — analysable par machine pour les imports comptables et sans ambiguïté pour la tenue de registre. GCM ne produit pas actuellement de factures formatées TVA/GST/taxe sur les ventes. Si votre juridiction l'exige, contactez-nous — nous pouvons émettre des factures fiscales manuelles au cas par cas.

Ce qui est stocké

Le tableau payment_history contient chaque ligne que vous voyez. Champs enregistrés :

• plan_id, amount, currency — ce qui a été prélevé.
• status — approved ou declined.
• gateway_auth_code — le code d'autorisation de la banque (pour les escalades au support).
• gateway_reference — le numéro de référence de récupération (RRN) de la passerelle pour la réconciliation.
• gateway_response_code — code de réponse ISO, utile pour contacter votre banque au sujet d'un refus.
• card_last4, payment_method — ce qui a été prélevé.
• created_at — horodatage.

Nous conservons l'historique de paiement indéfiniment. Il n'y a pas de tâche de purge pour les lignes de facturation d'abonnement.

Quand un prélèvement échoue (dunning)

Si un prélèvement de renouvellement mensuel est refusé, GCM entre dans une séquence de dunning — une boucle structurée de réessai et de notification. Le calendrier est :

Jour	Ce qui se passe
Jour 0	Le prélèvement de renouvellement s'exécute, est refusé. Le statut d'abonnement passe à past_due. billing_retry_count est défini à 1. billing_retry_at est défini à aujourd'hui + 3 jours. E-mail de refus envoyé.
Jour 3	Premier réessai. S'il réussit, le statut revient à active et le cycle se réinitialise. S'il est refusé, billing_retry_count avance à 2, billing_retry_at est défini à aujourd'hui + 4 jours (donc jour 7 au total). E-mail de refus envoyé.
Jour 7	Deuxième réessai. S'il réussit, le statut revient à active. S'il est refusé, billing_retry_count avance à 3 et l'abonnement est annulé. E-mail d'annulation envoyé.
Après le jour 7	Le statut d'abonnement est canceled ou expired. Vous pouvez vous réabonner à tout moment depuis la page de facturation — sans pénalité, sans perte de données.

Pendant la fenêtre past-due, votre accès à la plateforme n'est pas bloqué — vous pouvez toujours vous connecter, voir les membres, exécuter des rapports, prendre les présences. Seul le bouton Add member et quelques autres chemins d'écriture affichent une infobulle « subscription past due ». La plateforme ne s'éteint pas pendant que nous attendons que le problème de carte soit réglé.

TIP

La façon la plus rapide de sortir du past-due est de mettre à jour la carte enregistrée (si la carte était le problème) puis de cliquer sur Pay now sur la carte du forfait actuel. Cela prélève immédiatement plutôt que d'attendre le prochain réessai planifié.

Raisons de refus

L'e-mail de refus et la ligne dans l'historique de facturation font tous deux remonter le code de raison de la passerelle. Les courants :

• Insufficient funds (51) — la banque a refusé pour le solde. Mettez à jour la carte ou utilisez-en une autre.
• Expired card (54) — mettez à jour la carte.
• Do not honor (05) — blocage côté banque, souvent anti-fraude. Appelez votre émetteur de carte.
• Invalid CVV (82) — re-saisissez la carte avec le bon CVV.
• Pickup card (04) — la banque veut que vous l'appeliez ; pourrait être un drapeau perdu/volé.
• Restricted card (62) — restriction côté émetteur ; appelez la banque.

Si vous n'arrivez pas à dire ce qui se passe, transférez l'e-mail de refus à support@geniuschurchmanager.com et nous aiderons à interpréter le code.

Remboursements

Les admins peuvent rembourser n'importe quelle ligne approuvée. La modale de remboursement prend en charge deux modes :

Remboursement via passerelle — envoie le remboursement à travers la passerelle d'origine (PowerTranz ou Genius Checkout). L'argent retourne sur la même carte. Prend 3 à 10 jours ouvrés selon la banque émettrice. C'est le défaut pour tout remboursement émis dans les 6 mois suivant le prélèvement d'origine.

Remboursement manuel — pour les anciens prélèvements ou quand la passerelle d'origine n'est pas accessible, vous pouvez marquer un remboursement comme manuel et enregistrer quel mode de paiement vous avez utilisé (chèque, virement bancaire, crédit boutique). Cela crée un enregistrement de remboursement pour l'audit mais ne déplace pas réellement d'argent — vous enregistrez un remboursement hors plateforme.

Pour rembourser :

1. Survolez la ligne dans l'historique de facturation.
2. Cliquez sur l'icône de remboursement (ressemble à une flèche circulaire).
3. La modale s'ouvre pré-remplie avec le montant d'origine.
4. Ajustez le montant (les remboursements partiels sont autorisés) et choisissez un type de remboursement.
5. Ajoutez un motif — celui-ci est journalisé pour l'audit.
6. Confirmez. Un toast confirme que le remboursement a été traité.

Une nouvelle ligne apparaît dans l'historique de facturation représentant le remboursement (montant négatif). La ligne d'origine reste intacte pour la traçabilité.

WARNING

Les remboursements d'abonnement sont différents des remboursements de dons (giving). Un remboursement d'abonnement renvoie de l'argent à votre église depuis GCM ; un remboursement de don renvoie de l'argent à un donateur depuis votre église. Les flux ne sont pas connectés — rembourser ici ne touche pas au module de dons.

Rebondir après une annulation

Si vous avez laissé la séquence de dunning aller jusqu'au bout et que votre abonnement est maintenant canceled, vous pouvez vous réabonner à tout moment. Le flux :

1. Allez dans Billing.
2. Choisissez une tuile de forfait (le statut sera Expired sur la carte du forfait actuel).
3. Cliquez sur Subscribe (le libellé change quand annulé).
4. Vous êtes redirigé vers le paiement hébergé. Saisissez une carte (ou utilisez celle enregistrée si le token est encore valide).
5. Après le succès du paiement, le statut repasse à active, le cycle de facturation se réinitialise à aujourd'hui + 1 mois, et toutes les fonctionnalités sont restaurées.

Vos données n'ont jamais été touchées pendant la transition past-due → canceled. Membres, assiduité, dons, rapports — tout est exactement où vous l'avez laissé.

Questions courantes

Puis-je désactiver le dunning et avoir des prélèvements qui échouent en silence ? Non. Le dunning est obligatoire — c'est ainsi que nous nous assurons que les églises ne perdent pas le service par inadvertance. Si vous voulez le renouvellement automatique désactivé, annulez en fin de période à la place.

Pourquoi n'ai-je pas reçu d'e-mail de refus ? Vérifiez que votre e-mail admin est correct et que les e-mails GCM ne sont pas marqués comme spam. Les e-mails de refus viennent de billing@geniuschurchmanager.com — mettez ce domaine en liste blanche.

Étapes suivantes

• Annulation et départ — désactiver le renouvellement automatique exprès.
• Ajouter un mode de paiement — mettre à jour votre carte pour sauver un abonnement past-due.
• Améliorer votre forfait — une fois à jour, changer de niveau.