Facturas y pagos fallidos

La tarjeta Historial de facturación en la página de facturación es el registro de auditoría de todo lo que se ha cobrado, reembolsado o intentado en tu suscripción.

Leyendo la tabla de historial

Cada fila es un intento de pago. Columnas:

• Fecha — cuándo corrió el intento. Para cargos exitosos es el timestamp del cargo; para reintentos es el timestamp del reintento.
• Plan — qué plan ID fue cobrado (coincide con el plan ID en ese momento, no el actual).
• Factura — número de factura auto-generado, solo presente para filas approved.
• Monto — en USD.
• Estado — Approved (check verde) o Declined (alerta roja).

Pasa el cursor sobre cualquier fila y aparecen dos iconos de acción a la derecha:

• Descargar (solo en filas aprobadas) — guarda un archivo de factura en texto plano.
• Reembolsar (solo admin, solo en filas aprobadas) — abre el modal de reembolso.

En móvil, la tabla colapsa en tarjetas con las mismas acciones expuestas como botones.

Descargar una factura

Haz clic en el icono de descarga. Se descarga un archivo INV-xxxx.txt con:

INVOICE: INV-2026-001234
Date: 2026-06-15
Plan: growth
Amount: $79.00
Status: approved
Auth code: ABCD1234
Ref: rrn_9876543210

Esto es intencionalmente un archivo de texto simple en lugar de un PDF — parseable por máquina para importaciones contables e inequívoco para el registro. GCM actualmente no produce facturas con formato de IVA/GST/impuesto a las ventas. Si tu jurisdicción las requiere, contáctanos — podemos emitir facturas fiscales manuales por cargo.

Qué se almacena

La tabla payment_history contiene cada fila que ves. Campos registrados:

• plan_id, amount, currency — qué se cobró.
• status — approved o declined.
• gateway_auth_code — el código de autorización del banco (para escalamientos a soporte).
• gateway_reference — el número de referencia de recuperación (RRN) del gateway para reconciliación.
• gateway_response_code — código de respuesta ISO, útil al contactar a tu banco sobre un rechazo.
• card_last4, payment_method — qué se cobró.
• created_at — timestamp.

Retenemos el historial de pagos indefinidamente. No hay un job de purga para las filas de facturación de suscripciones.

Cuando un cargo falla (dunning)

Si un cargo de renovación mensual es rechazado, GCM entra en una secuencia de dunning — un bucle estructurado de reintentos y notificaciones. El cronograma es:

Día	Qué pasa
Día 0	Corre el cargo de renovación, es rechazado. El estado de la suscripción cambia a past_due. billing_retry_count se establece a 1. billing_retry_at se establece a hoy + 3 días. Se envía correo de rechazo.
Día 3	Corre el primer reintento. Si tiene éxito, el estado vuelve a active y el ciclo se reinicia. Si es rechazado, billing_retry_count avanza a 2, billing_retry_at se establece a hoy + 4 días (es decir, día 7 en total). Se envía correo de rechazo.
Día 7	Corre el segundo reintento. Si tiene éxito, el estado vuelve a active. Si es rechazado, billing_retry_count avanza a 3 y la suscripción se cancela. Se envía correo de cancelación.
Después del día 7	El estado de la suscripción es canceled o expired. Puedes re-suscribirte en cualquier momento desde la página de facturación — sin penalidad, sin pérdida de datos.

Durante la ventana de past-due, tu acceso a la plataforma no se bloquea — aún puedes iniciar sesión, ver miembros, correr reportes, tomar asistencia. Solo el botón Add member y algunas otras rutas de escritura muestran un tooltip de "suscripción vencida". La plataforma no se apaga mientras esperamos que se resuelva el problema de la tarjeta.

TIP

La forma más rápida de salir de past-due es actualizar la tarjeta archivada (si la tarjeta era el problema) y luego hacer clic en Pay now en la tarjeta del plan actual. Esto cobra inmediatamente en lugar de esperar el próximo reintento programado.

Razones de rechazo

El correo de rechazo y la fila en el historial de facturación muestran el código de razón del gateway. Los comunes:

• Fondos insuficientes (51) — el banco rechazó por saldo. Actualiza la tarjeta o usa otra.
• Tarjeta expirada (54) — actualiza la tarjeta.
• Do not honor (05) — bloqueo del lado del banco, a menudo antifraude. Llama a tu emisor de tarjeta.
• CVV inválido (82) — reingresa la tarjeta con el CVV correcto.
• Pickup card (04) — el banco quiere que los llames; podría estar marcada como perdida/robada.
• Tarjeta restringida (62) — restricción del lado del emisor; llama al banco.

Si no puedes decir qué está pasando, reenvía el correo de rechazo a support@geniuschurchmanager.com y te ayudaremos a interpretar el código.

Reembolsos

Los admins pueden reembolsar cualquier fila aprobada. El modal de reembolso soporta dos modos:

Reembolso por gateway — envía el reembolso a través del gateway original (PowerTranz o Genius Checkout). El dinero regresa a la misma tarjeta. Toma 3-10 días hábiles dependiendo del banco emisor. Este es el predeterminado para cualquier reembolso emitido dentro de 6 meses del cargo original.

Reembolso manual — para cargos más antiguos o cuando el gateway original no es accesible, puedes marcar un reembolso como manual y registrar qué método de pago usaste (cheque, transferencia bancaria, crédito en tienda). Esto crea un registro de reembolso para auditoría pero no mueve dinero realmente — estás registrando un reembolso fuera de la plataforma.

Para reembolsar:

1. Pasa el cursor sobre la fila en el historial de facturación.
2. Haz clic en el icono de reembolso (parece una flecha circular).
3. El modal se abre prellenado con el monto original.
4. Ajusta el monto (los reembolsos parciales están permitidos) y elige un tipo de reembolso.
5. Agrega una razón — esto se registra para auditoría.
6. Confirma. Un toast confirma que el reembolso fue procesado.

Una nueva fila aparece en el historial de facturación representando el reembolso (monto negativo). La fila original se deja intacta para trazabilidad.

WARNING

Los reembolsos de suscripción son diferentes de los reembolsos de donaciones. Un reembolso de suscripción mueve dinero de regreso a tu iglesia desde GCM; un reembolso de donación mueve dinero de regreso a un donante desde tu iglesia. Los flujos no están conectados — reembolsar aquí no toca el módulo de donaciones.

Recuperándose de una cancelación

Si dejaste que la secuencia de dunning corra hasta su finalización y tu suscripción ahora es canceled, puedes re-suscribirte en cualquier momento. El flujo:

1. Ve a Facturación.
2. Elige un mosaico de plan (el estado será Expired en la tarjeta del plan actual).
3. Haz clic en Subscribe (la etiqueta cambia cuando está cancelada).
4. Te redirigen al checkout alojado. Ingresa una tarjeta (o usa la guardada si el token todavía es válido).
5. Después de que el pago tenga éxito, el estado vuelve a active, el ciclo de facturación se reinicia a hoy + 1 mes, y todas las funciones se restauran.

Tus datos nunca se tocaron durante la transición de past-due → cancelado. Miembros, asistencia, donaciones, reportes — todo está exactamente donde lo dejaste.

Preguntas comunes

¿Puedo desactivar el dunning y dejar que los cargos fallen silenciosamente? No. El dunning es obligatorio — es como nos aseguramos de que las iglesias no pierdan el servicio sin querer. Si quieres apagar la auto-renovación, cancela al final del período en su lugar.

¿Por qué no recibí un correo de rechazo? Verifica que tu correo de admin sea correcto y que los correos de GCM no estén siendo marcados como spam. Los correos de rechazo vienen de billing@geniuschurchmanager.com — agrega ese dominio a tu lista blanca.

Próximos pasos

• Cancelación y baja — apaga la auto-renovación a propósito.
• Agregar un método de pago — actualiza tu tarjeta para rescatar una suscripción vencida.
• Mejorar tu plan — una vez al día, cambia de nivel.