Integração com workflows

Um formulário sozinho só coleta dados. Para fazer algo com os dados — enviar e-mail a um pastor quando um pedido de oração chega, mandar SMS a um líder quando alguém se inscreve em um grupo pequeno, criar um registro de membro quando um formulário de interesse em batismo é enviado — ligue a um workflow.

Cada envio de formulário emite um evento form.submitted. Workflows escutam esses eventos e rodam as ações que você configurar.

O gatilho

O gatilho form.submitted é um dos cerca de duas dúzias de gatilhos integrados — veja a lista completa em Gatilhos. Quando você o escolhe, o construtor de workflow pede que você filtre por formulário.

Você pode:

• Formulário específico — apenas este workflow dispara para esse formulário. Use quando cada formulário tem seu próprio follow-up (um formulário de pedido de oração dispara o workflow da cadeia de oração; um formulário de inscrição em grupo pequeno dispara o workflow de notificação do líder do grupo).
• Qualquer formulário — dispara para cada envio em cada formulário. Use para políticas em toda a organização — "registrar cada envio de formulário em um canal Slack", por exemplo.

No construtor de workflow, o nó do gatilho expõe o payload completo do envio como {{trigger.data}} — incluindo cada campo por ID, o nome do remetente, o e-mail do remetente, o ID do formulário e o timestamp do envio.

Padrões comuns

1. Notificação por e-mail para um líder

O padrão mais comum. Substitui o que o campo Notification emails nas configurações do formulário parece fazer, mas não faz.

No workflow:

1. Trigger — form.submitted, filtrado para seu formulário
2. Action — Send email
3. To — endereço(s) codificados do(s) líder(es)
4. Subject — Novo envio de {{form.name}}
5. Body — puxe os valores de campo que importam de {{trigger.data}}

Você pode referenciar qualquer campo pelo rótulo, como {{trigger.data.prayer_request}}. Se o rótulo do campo tem espaços, use o ID do campo — copie do painel de configurações de campo do construtor de formulários.

2. Notificação por SMS para um líder

Mesmo formato do e-mail, só troca a ação:

1. Trigger — form.submitted, filtrado para o formulário
2. Action — Send SMS (requer módulo de Mensagens habilitado — veja SMS)
3. To — telefone do líder
4. Body — resumo curto: Novo pedido de oração de {{trigger.submitter_name}}. Abra o GCM para ler.

SMS é melhor para formulários de alta urgência (cadeia de oração, linha de crise) onde o líder precisa saber agora. Mantenha o corpo curto — SMS é para "vá checar o painel", não para entregar o envio completo.

3. Criar um membro a partir de um envio de formulário

Um formulário não é um formulário de visitante (esse é um módulo separado — veja Formulário de visitante). Mas você pode construir um workflow que cria um registro de membro a partir de qualquer envio de formulário.

1. Trigger — form.submitted, filtrado para um formulário tipo "Junte-se à igreja" ou "Cartão de visitante"
2. Action — Create member
3. Map fields — nome de {{trigger.data.name_field_id}}, email de {{trigger.data.email_field_id}}, etc.

Esta é a jogada certa quando:

• Você precisa de um conjunto completamente personalizado de campos (o formulário de visitante tem um esquema fixo)
• Você quer que o formulário passe por uma etapa de revisão manual antes de se tornar um membro (use um workflow com uma ação "Wait for admin approval")
• Você está coletando membros através de um fluxo que não é uma visita à recepção (formulário online de buscador, follow-up de linha de oração, etc.)

4. Auto-atribuir a uma unidade organizacional

Combine "Create member" com "Assign to org unit" no mesmo workflow. Se seu formulário tem um campo Select para "Qual sede você frequenta?", use o valor selecionado para rotear o novo membro para a unidade certa:

1. Criar membro a partir do envio
2. Ramificar no valor do campo Sede
3. Em cada ramo, atribuir à unidade organizacional correspondente

O construtor visual torna esse padrão de leque simples — veja Workflows multi-etapas.

5. Enviar uma confirmação ao remetente

Frequentemente você quer reconhecer o remetente, não só notificar a si mesmo.

1. Trigger — form.submitted
2. Action — Send email
3. To — {{trigger.submitter_email}} (o campo que o GCM auto-extraiu do primeiro campo Email)
4. Body — "Obrigado por enviar seu pedido de oração. Um membro da nossa equipe de oração entrará em contato em até 48 horas."

Combine isso com uma Success message estática no próprio formulário (definida nas configurações do formulário) para uma dupla confirmação — o visitante vê um agradecimento imediatamente na página, depois recebe um e-mail alguns segundos depois.

Como é o payload do gatilho

A forma dos dados que o workflow recebe:

{
  "submission_id": "a8...",
  "form_id": "b2...",
  "form_name": "Prayer Request",
  "submitter_name": "Jane Doe",
  "submitter_email": "jane@example.com",
  "submitter_ip": "203.0.113.42",
  "data": {
    "field-1-uuid": "Jane Doe",
    "field-2-uuid": "jane@example.com",
    "field-3-uuid": "Por favor, orem pela cirurgia da minha mãe na terça",
    "field-4-uuid": ["weekday-mornings", "weekend-evenings"]
  },
  "created_at": "2026-03-15T14:22:33Z"
}

O bloco data é indexado por ID do campo (UUID). Quando você referencia valores de campo em ações de workflow, pode usar o ID diretamente ou o rótulo amigável (o construtor de workflow resolve os rótulos em IDs para você).

Por que notificações-via-workflow em vez do campo das configurações do formulário?

O painel de configurações do formulário tem um input Notification emails. Parece que faz o que um workflow faz. Não faz — ele armazena os endereços, mas o envio real é cabeado por um workflow sob o capô.

Mostramos o campo no formulário porque a maioria das igrejas quer pelo menos um e-mail no envio e é o lugar óbvio para procurar. Mas no momento em que você cresce além de "enviar um e-mail a um endereço" — quando quer SMS, roteamento condicional, destinatários diferentes para valores de campo diferentes, ou qualquer das outras coisas que workflows fazem — você precisa construir um workflow real.

O banner de dica amarelo no painel de configurações do formulário aponta isso:

Para receber notificações por e-mail dos envios, crie um workflow com o gatilho 'Form Submitted'.

Esse é o padrão canônico. O campo de e-mails de notificação é melhor pensado como uma dica, não como a fonte da verdade.

Monitorando execuções

Cada workflow que dispara de um envio de formulário aparece em Workflows → Execuções com o nome do formulário na coluna do gatilho. Se algo não está funcionando — um líder não está recebendo o e-mail, um membro não está sendo criado — é aí que olhar.

Veja Monitorando execuções para o manual completo de depuração.