Integración con flujos de trabajo

Un formulario por sí solo solo recolecta datos. Para hacer algo con los datos — enviarle un correo a un pastor cuando llega una petición de oración, enviar un mensaje de texto a un líder cuando alguien se inscribe a un grupo pequeño, crear un registro de miembro cuando se envía un formulario de interés en bautismo — conéctalo a un flujo de trabajo.

Cada envío de formulario emite un evento form.submitted. Los flujos de trabajo escuchan esos eventos y ejecutan las acciones que configures.

El disparador

El disparador form.submitted es uno de unos dos docenas de disparadores incorporados — consulta la lista completa en Disparadores. Cuando lo eliges, el constructor de flujos de trabajo te pide filtrar por formulario.

Puedes elegir:

• Formulario específico — solo este flujo de trabajo se dispara para ese formulario. Usa esto cuando cada formulario tiene su propio seguimiento (un formulario de petición de oración dispara el flujo de trabajo de la cadena de oración; un formulario de inscripción a grupo pequeño dispara el flujo de trabajo de notificación al líder del grupo).
• Cualquier formulario — se dispara para cada envío en cada formulario. Usa esto para políticas a nivel de organización — "registrar cada envío de formulario en un canal de Slack", por ejemplo.

En el constructor de flujos de trabajo, el nodo de disparador expone toda la carga útil del envío como {{trigger.data}} — incluyendo cada campo por ID, el nombre del remitente, el correo del remitente, el ID del formulario y la marca de tiempo del envío.

Patrones comunes

1. Notificación por correo a un líder

El patrón más común. Reemplaza lo que el campo Notification emails en la configuración del formulario parece hacer, pero realmente no hace.

En el flujo de trabajo:

1. Trigger — form.submitted, filtrado a tu formulario
2. Action — Send email
3. To — dirección(es) codificada(s) del/los líder(es)
4. Subject — Nuevo envío de {{form.name}}
5. Body — extrae los valores de campo que te importan de {{trigger.data}}

Puedes referenciar cualquier campo por su etiqueta, como {{trigger.data.prayer_request}}. Si la etiqueta del campo tiene espacios, usa el ID del campo en su lugar — cópialo del panel de configuración de campo del constructor de formularios.

2. Notificación por SMS a un líder

Misma forma que el correo, solo cambia la acción:

1. Trigger — form.submitted, filtrado al formulario
2. Action — Send SMS (requiere el módulo de Mensajería habilitado — consulta SMS)
3. To — teléfono del líder
4. Body — resumen corto: Nueva petición de oración de {{trigger.submitter_name}}. Abre GCM para leer.

El SMS es mejor para formularios de alta urgencia (cadena de oración, línea de crisis) donde el líder necesita saber ahora. Mantén el cuerpo corto — el SMS es para "ve a revisar el panel", no para entregar el envío completo.

3. Crear un miembro a partir de un envío de formulario

Un formulario no es un formulario de visitantes (ese es un módulo separado — consulta Formulario de visitantes). Pero puedes construir un flujo de trabajo que cree un registro de miembro a partir de cualquier envío de formulario.

1. Trigger — form.submitted, filtrado a un formulario estilo "Únete a la iglesia" o "Tarjeta de visitante"
2. Action — Create member
3. Map fields — nombre desde {{trigger.data.name_field_id}}, correo desde {{trigger.data.email_field_id}}, etc.

Este es el movimiento correcto cuando:

• Necesitas un conjunto de campos completamente personalizado (el formulario de visitantes tiene un esquema fijo)
• Quieres que el formulario pase por un paso de revisión manual antes de convertirse en miembro (usa un flujo de trabajo con una acción "Esperar aprobación del administrador")
• Estás recolectando miembros a través de un flujo que no es una visita a la mesa de bienvenida (formulario de buscador en línea, seguimiento de línea de oración, etc.)

4. Auto-asignar a una unidad organizacional

Empareja "Create member" con "Assign to org unit" en el mismo flujo de trabajo. Si tu formulario tiene un campo Select para "¿Qué campus asistes?", usa el valor seleccionado para dirigir al nuevo miembro a la unidad correcta:

1. Crear miembro desde el envío
2. Ramificar según el valor del campo Campus
3. En cada rama, asignar a la unidad organizacional coincidente

El constructor visual hace que este patrón de expansión sea sencillo — consulta Flujos de trabajo multi-paso.

5. Enviar una confirmación al remitente

A menudo quieres acusar recibo al remitente, no solo notificarte a ti mismo.

1. Trigger — form.submitted
2. Action — Send email
3. To — {{trigger.submitter_email}} (el campo que GCM auto-extrajo del primer campo Email)
4. Body — "Gracias por enviar tu petición de oración. Un miembro de nuestro equipo de oración se pondrá en contacto contigo dentro de 48 horas."

Empareja esto con un Mensaje de éxito estático en el formulario mismo (configurado en la configuración del formulario) para una doble confirmación — el visitante ve un agradecimiento inmediatamente en la página, luego recibe un correo unos segundos después.

Cómo se ve la carga útil del disparador

La forma de los datos que recibe el flujo de trabajo:

{
  "submission_id": "a8...",
  "form_id": "b2...",
  "form_name": "Prayer Request",
  "submitter_name": "Jane Doe",
  "submitter_email": "jane@example.com",
  "submitter_ip": "203.0.113.42",
  "data": {
    "field-1-uuid": "Jane Doe",
    "field-2-uuid": "jane@example.com",
    "field-3-uuid": "Por favor ora por la cirugía de mi mamá el martes",
    "field-4-uuid": ["weekday-mornings", "weekend-evenings"]
  },
  "created_at": "2026-03-15T14:22:33Z"
}

El bloque data está indexado por ID de campo (UUID). Cuando referencias valores de campo en acciones de flujo de trabajo, puedes usar ya sea el ID directamente o la etiqueta amigable (el constructor de flujos de trabajo resuelve etiquetas a IDs por ti).

¿Por qué notificaciones-vía-flujo-de-trabajo en lugar del campo de configuración del formulario?

El panel de configuración del formulario tiene una entrada Notification emails. Parece que hace lo que hace un flujo de trabajo. No lo hace — almacena las direcciones, pero el envío real se conecta a través de un flujo de trabajo bajo el capó.

Mostramos el campo en el formulario porque la mayoría de las iglesias quiere al menos un correo al enviar y es el lugar obvio para buscar. Pero en el momento en que superas "enviar un correo a una dirección" — cuando quieres SMS, dirigir condicionalmente, diferentes destinatarios para diferentes valores de campo, o cualquiera de las otras cosas que los flujos de trabajo hacen — necesitas construir un flujo de trabajo real.

El banner amarillo de pista en el panel de configuración del formulario lo señala:

Para recibir notificaciones por correo de los envíos, crea un flujo de trabajo con el disparador 'Form Submitted'.

Ese es el patrón canónico. El campo de correos de notificación se entiende mejor como una pista, no como la fuente de verdad.

Monitoreo de ejecuciones

Cada flujo de trabajo que se dispara desde un envío de formulario aparece en Flujos de trabajo → Ejecuciones con el nombre del formulario en la columna del disparador. Si algo no funciona — un líder no recibe el correo, no se crea un miembro — ahí es donde buscar.

Consulta Monitoreo de ejecuciones para el manual completo de depuración.