Intégration avec les flux de travail

Un formulaire à lui seul ne fait que collecter des données. Pour faire quelque chose avec les données — envoyer un e-mail à un pasteur quand une demande de prière arrive, envoyer un SMS à un responsable quand quelqu'un s'inscrit à un petit groupe, créer un enregistrement de membre quand un formulaire d'intérêt pour le baptême est soumis — reliez-le à un flux de travail.

Chaque soumission de formulaire émet un événement form.submitted. Les flux de travail écoutent ces événements et exécutent les actions que vous configurez.

Le déclencheur

Le déclencheur form.submitted est l'un des quelque deux douzaines de déclencheurs intégrés — voir la liste complète dans Déclencheurs. Quand vous le choisissez, le constructeur de flux de travail vous demande de filtrer par formulaire.

Vous pouvez choisir :

• Formulaire spécifique — seul ce flux de travail se déclenche pour ce formulaire. Utilisez ceci quand chaque formulaire a son propre suivi (un formulaire de demande de prière déclenche le flux de travail de la chaîne de prière ; un formulaire d'inscription à un petit groupe déclenche le flux de travail de notification au responsable de groupe).
• N'importe quel formulaire — se déclenche pour chaque soumission à travers tous les formulaires. Utilisez ceci pour des politiques à l'échelle de l'organisation — « enregistrer chaque soumission de formulaire dans un canal Slack », par exemple.

Dans le constructeur de flux de travail, le nœud de déclencheur expose toute la charge utile de soumission comme {{trigger.data}} — y compris chaque champ par ID, le nom du soumetteur, l'e-mail du soumetteur, l'ID du formulaire, et l'horodatage de la soumission.

Modèles courants

1. Notification par e-mail à un responsable

Le modèle le plus courant. Remplace ce que le champ Notification emails dans les paramètres du formulaire semble faire, mais ne fait en fait pas.

Dans le flux de travail :

1. Trigger — form.submitted, filtré sur votre formulaire
2. Action — Send email
3. To — adresse(s) codée(s) en dur du/des responsable(s)
4. Subject — Nouvelle soumission de {{form.name}}
5. Body — extrayez les valeurs de champ qui vous intéressent de {{trigger.data}}

Vous pouvez référencer n'importe quel champ par son libellé, comme {{trigger.data.prayer_request}}. Si le libellé du champ contient des espaces, utilisez plutôt l'ID du champ — copiez-le depuis le panneau de paramètres de champ du constructeur de formulaires.

2. Notification par SMS à un responsable

Même forme qu'e-mail, échangez simplement l'action :

1. Trigger — form.submitted, filtré sur le formulaire
2. Action — Send SMS (nécessite que le module Messagerie soit activé — voir SMS)
3. To — téléphone du responsable
4. Body — court résumé : Nouvelle demande de prière de {{trigger.submitter_name}}. Ouvrez GCM pour lire.

Le SMS est idéal pour les formulaires à haute urgence (chaîne de prière, ligne de crise) où le responsable doit savoir maintenant. Gardez le corps court — le SMS est pour « va vérifier le tableau de bord », pas pour livrer la soumission complète.

3. Créer un membre depuis une soumission de formulaire

Un formulaire n'est pas un formulaire visiteur (c'est un module séparé — voir Formulaire visiteur). Mais vous pouvez construire un flux de travail qui crée un enregistrement de membre depuis n'importe quelle soumission de formulaire.

1. Trigger — form.submitted, filtré sur un formulaire de style « Rejoindre l'église » ou « Carte visiteur »
2. Action — Create member
3. Map fields — nom depuis {{trigger.data.name_field_id}}, e-mail depuis {{trigger.data.email_field_id}}, etc.

C'est le bon mouvement quand :

• Vous avez besoin d'un ensemble de champs entièrement personnalisé (le formulaire visiteur a un schéma fixe)
• Vous voulez que le formulaire passe par une étape de révision manuelle avant de devenir un membre (utilisez un flux de travail avec une action « Attendre l'approbation de l'administrateur »)
• Vous collectez des membres via un flux qui n'est pas une visite à l'accueil (formulaire en ligne pour chercheurs, suivi de ligne de prière, etc.)

4. Auto-assigner à une unité organisationnelle

Associez « Create member » à « Assign to org unit » dans le même flux de travail. Si votre formulaire a un champ Select pour « Quel campus fréquentez-vous ? », utilisez la valeur sélectionnée pour diriger le nouveau membre vers la bonne unité :

1. Créer le membre depuis la soumission
2. Brancher sur la valeur du champ Campus
3. Dans chaque branche, assigner à l'unité organisationnelle correspondante

Le constructeur visuel rend ce modèle d'éventail simple — voir Flux de travail multi-étapes.

5. Envoyer une confirmation au soumetteur

Souvent, vous voulez accuser réception au soumetteur, pas seulement vous notifier vous-même.

1. Trigger — form.submitted
2. Action — Send email
3. To — {{trigger.submitter_email}} (le champ que GCM a auto-extrait du premier champ Email)
4. Body — « Merci d'avoir soumis votre demande de prière. Un membre de notre équipe de prière vous contactera sous 48 heures. »

Associez cela à un Success message statique sur le formulaire lui-même (défini dans les paramètres du formulaire) pour une double confirmation — le visiteur voit un remerciement immédiatement sur la page, puis reçoit un e-mail quelques secondes plus tard.

À quoi ressemble la charge utile du déclencheur

La forme des données que le flux de travail reçoit :

{
  "submission_id": "a8...",
  "form_id": "b2...",
  "form_name": "Prayer Request",
  "submitter_name": "Jane Doe",
  "submitter_email": "jane@example.com",
  "submitter_ip": "203.0.113.42",
  "data": {
    "field-1-uuid": "Jane Doe",
    "field-2-uuid": "jane@example.com",
    "field-3-uuid": "Veuillez prier pour l'opération de ma mère mardi",
    "field-4-uuid": ["weekday-mornings", "weekend-evenings"]
  },
  "created_at": "2026-03-15T14:22:33Z"
}

Le bloc data est indexé par ID de champ (UUID). Quand vous référencez des valeurs de champ dans des actions de flux de travail, vous pouvez utiliser soit l'ID directement, soit le libellé convivial (le constructeur de flux de travail résout les libellés en IDs pour vous).

Pourquoi notifications-via-flux-de-travail au lieu du champ des paramètres du formulaire ?

Le panneau de paramètres du formulaire a une entrée Notification emails. Cela ressemble à ce que fait un flux de travail. Ce n'est pas le cas — il stocke les adresses, mais l'envoi réel est câblé via un flux de travail sous le capot.

Nous mettons en avant le champ sur le formulaire parce que la plupart des églises veulent au moins un e-mail à la soumission et c'est l'endroit évident où chercher. Mais à l'instant où vous dépassez « envoyer un e-mail à une adresse » — quand vous voulez du SMS, du routage conditionnel, différents destinataires pour différentes valeurs de champ, ou n'importe laquelle des autres choses que font les flux de travail — vous devez construire un vrai flux de travail.

La bannière d'indice jaune dans le panneau de paramètres du formulaire le pointe :

Pour recevoir des notifications par e-mail pour les soumissions, créez un flux de travail avec le déclencheur 'Form Submitted'.

C'est le modèle canonique. Le champ d'e-mails de notification est mieux conçu comme un indice, pas comme la source de vérité.

Surveillance des exécutions

Chaque flux de travail qui se déclenche depuis une soumission de formulaire apparaît dans Flux de travail → Exécutions avec le nom du formulaire dans la colonne du déclencheur. Si quelque chose ne fonctionne pas — un responsable ne reçoit pas l'e-mail, un membre n'est pas créé — c'est là qu'il faut regarder.

Voir Surveillance des exécutions pour le manuel complet de débogage.