Receba um visitante de primeira vez

Esta receita parte de um cenário real de domingo de manhã: alguém novo entra, preenche um formulário de visitante, e você quer que ele se sinta acolhido antes mesmo de sair do estacionamento. Tudo acontece automaticamente depois que você configura na primeira vez.

O que você vai conseguir

Os dados de um visitante de primeira vez são capturados na porta, o registro dele é criado, um workflow dispara e ele recebe uma mensagem personalizada no WhatsApp em poucos minutos — sem que ninguém da equipe precise fazer nada na hora.

Pré-requisitos

• Você está conectado como administrador.
• Um canal do WhatsApp está configurado e testado.
• Você criou pelo menos uma reunião (por exemplo, Culto Dominical — veja Primeiro culto dominical).

Passo 1 — Configure o formulário de visitante

O formulário de visitante é a página pública onde os recém-chegados informam seus dados.

1. Vá em Configurações → Formulário de visitante.
2. Preencha:
   • Texto do cabeçalho — por exemplo, Bem-vindo à Igreja Graça! Ajude-nos a te conhecer.
   • Campos obrigatórios — nome + sobrenome + telefone são o mínimo. Não faça mais de 4 perguntas, ou as taxas de conclusão despencam.
   • Campos opcionais — e-mail, como-soube-de-nós, pedido-de-oração.
   • Mensagem de sucesso — o que os visitantes veem depois de enviar.
3. Salve.

O formulário já está disponível em /welcome no seu site público (por exemplo, graca.geniuschurchmanager.com/welcome).

Passo 2 — Coloque o formulário na frente dos visitantes

Três formas:

Método	Configuração
QR code numa placa na porta	Gere um QR apontando para /welcome, imprima num cartão de 4×6
Quiosque com tablet na recepção	Abra o formulário num navegador no tablet e deixe aberto
Integrado ao check-in	O quiosque de check-in tem um botão Sou novo aqui que abre o formulário de visitante

A abordagem do QR code é a mais barata e funciona melhor para autoatendimento casual.

Passo 3 — Monte o workflow de boas-vindas

Esta é a parte central da receita. O workflow dispara toda vez que o formulário de visitante é enviado.

1. Vá em Workflows → crie um novo workflow.

2. Dê o nome Boas-vindas a visitante de primeira vez.

3. Adicione um gatilho: form.submitted onde form = Formulário de visitante.

4. Adicione uma ação: wait_delay 10 minutos (dê tempo para ele encontrar um lugar).

5. Adicione uma ação: send_message:

   • Canal: WhatsApp.

   • Destinatário: o visitante (preenchido automaticamente pelo gatilho).

   • Corpo:

     Hi {{trigger.member.first_names}}! Welcome to Grace Church. We're so glad you joined us today.
     
     If you have any questions, just reply to this message — we read every one.
     
     Pastor Mary 🙏

6. Salve e mude o workflow para Ativo.

Passo 4 — Teste

Antes de domingo, teste o fluxo inteiro:

1. Abra o formulário de visitante no seu celular.
2. Preencha seu nome + seu próprio número de WhatsApp.
3. Envie.
4. Aguarde 10 minutos.
5. Verifique seu WhatsApp.

A mensagem deve chegar. Se não chegar, verifique Workflows → Execuções a execução de teste e inspecione o erro.

O que acontece nos bastidores

Quando um visitante envia o formulário:

1. O evento form.submitted é disparado.
2. O GCM cria um registro de membro com tipo de associação Visitante.
3. O gatilho do workflow combina e enfileira uma execução.
4. A ação wait_delay segura a execução por 10 minutos.
5. A ação send_message dispara e chama seu provedor do WhatsApp.
6. O provedor entrega a mensagem; o status de entrega é atualizado conforme avança.

Tudo isso é registrado em Workflows → Execuções para inspeção.

Próximos passos

Este é só o primeiro ponto de contato. Para configurar uma sequência contínua de 30 dias de acompanhamento, siga para Workflow de acompanhamento de recém-chegados.

Para acompanhar quais visitantes voltam nos domingos seguintes, use a tendência de frequência por tipo de membro — visitantes que viram frequentadores regulares são exatamente o que você quer contar.

Permissões

Para configurar esta receita é preciso acesso de administrador. Uma vez configurado, o workflow roda sem ninguém no meio — o visitante envia, a mensagem sai, ninguém precisa estar na mesa.

Perguntas frequentes

E se o visitante não nos deu um número de telefone? A ação de enviar mensagem do workflow pula com elegância quando o destinatário não tem um canal utilizável — a execução termina com status "ignorada" para aquela etapa. Considere adicionar e-mail como canal de fallback.

Isso vai disparar para alguém que já está no nosso sistema e preenche o formulário? Por padrão, sim — o gatilho não deduplica. Adicione um passo de condição no começo do workflow para verificar "esta é a primeira submissão dele?" se você quer evitar enviar spam para visitantes que voltam.

Posso personalizar pelo horário do dia? Sim. Adicione um passo de condição usando o operador is_during_business_hours para enviar uma mensagem diferente no domingo vs. na quarta-feira.

Próximos passos

• Workflow de acompanhamento de recém-chegados — a versão longa de 30 dias.
• Primeiro culto dominical — garanta que a reunião esteja configurada.
• Rede de conexões — registre quem traz quem.