Accueillir un nouveau visiteur

Cette recette part d'un scénario concret du dimanche matin : quelqu'un de nouveau entre, remplit un formulaire de visiteur, et vous voulez qu'il se sente accueilli avant même qu'il ne quitte le parking. Tout se passe automatiquement une fois la configuration faite.

Ce que vous obtiendrez

Les données d'un nouveau visiteur sont collectées à la porte, sa fiche est créée, un workflow se déclenche et il reçoit un message WhatsApp personnalisé en quelques minutes — sans qu'aucun membre de l'équipe n'ait à intervenir sur le moment.

Prérequis

• Vous êtes connecté en tant qu'administrateur.
• Un canal WhatsApp est configuré et testé.
• Vous avez créé au moins une réunion (par exemple, Culte du dimanche — voir Premier culte du dimanche).

Étape 1 — Configurer le formulaire de visiteur

Le formulaire de visiteur est la page publique où les nouveaux arrivants saisissent leurs informations.

1. Allez dans Paramètres → Formulaire de visiteur.
2. Remplissez :
   • Texte d'en-tête — par exemple, Bienvenue à l'Église Grace ! Aidez-nous à mieux vous connaître.
   • Champs obligatoires — prénom + nom + téléphone, c'est le minimum. Ne posez pas plus de 4 questions, sinon les taux de complétion s'effondrent.
   • Champs optionnels — e-mail, comment-avez-vous-entendu-parler-de-nous, demande-de-prière.
   • Message de succès — ce que les visiteurs voient après avoir soumis.
3. Enregistrez.

Le formulaire est maintenant en ligne à /welcome sur votre site public (par exemple, grace.geniuschurchmanager.com/welcome).

Étape 2 — Mettre le formulaire à disposition des visiteurs

Trois moyens :

Méthode	Mise en place
QR code sur un panneau à la porte	Générez un QR pointant vers /welcome, imprimez-le sur une carte 4×6
Borne tablette à l'accueil	Ouvrez le formulaire dans un navigateur sur une tablette, laissez-la ouverte
Intégré au check-in	La borne de check-in a un bouton Je suis nouveau qui ouvre le formulaire de visiteur

L'approche QR code est la moins coûteuse et fonctionne le mieux pour un libre-service décontracté.

Étape 3 — Construire le workflow de bienvenue

C'est le cœur de la recette. Le workflow se déclenche à chaque soumission du formulaire de visiteur.

1. Allez dans Workflows → créez un nouveau workflow.

2. Nommez-le Bienvenue nouveau visiteur.

3. Ajoutez un déclencheur : form.submitted où form = Formulaire de visiteur.

4. Ajoutez une action : wait_delay 10 minutes (laissez-leur le temps de trouver une place assise).

5. Ajoutez une action : send_message :

   • Canal : WhatsApp.

   • Destinataire : le visiteur (rempli automatiquement depuis le déclencheur).

   • Corps :

     Hi {{trigger.member.first_names}}! Welcome to Grace Church. We're so glad you joined us today.
     
     If you have any questions, just reply to this message — we read every one.
     
     Pastor Mary 🙏

6. Enregistrez et basculez le workflow sur Actif.

Étape 4 — Tester

Avant dimanche, testez l'ensemble du flux :

1. Ouvrez le formulaire de visiteur sur votre téléphone.
2. Renseignez votre nom + votre propre numéro WhatsApp.
3. Soumettez.
4. Attendez 10 minutes.
5. Vérifiez votre WhatsApp.

Le message doit arriver. S'il n'arrive pas, vérifiez Workflows → Exécutions pour l'exécution de test et inspectez l'erreur.

Ce qui se passe en coulisses

Quand un visiteur soumet le formulaire :

1. L'événement form.submitted est émis.
2. GCM crée une fiche membre avec le type d'adhésion Visiteur.
3. Le déclencheur du workflow correspond et met une exécution en file.
4. L'action wait_delay met l'exécution en pause pendant 10 minutes.
5. L'action send_message se déclenche et appelle votre fournisseur WhatsApp.
6. Le fournisseur livre le message ; le statut de livraison se met à jour au fil du temps.

Tout cela est tracé dans Workflows → Exécutions pour inspection.

Pour aller plus loin

Ce n'est que le premier point de contact. Pour mettre en place une séquence de suivi continue sur 30 jours, poursuivez avec Workflow de suivi des nouveaux arrivants.

Pour suivre quels visiteurs reviennent les dimanches suivants, utilisez la tendance de présence par type de membre — les visiteurs qui deviennent des fidèles réguliers sont exactement ce que vous voulez compter.

Permissions

La mise en place de cette recette nécessite un accès administrateur. Une fois configurée, le workflow tourne sans intervention humaine — le visiteur soumet, le message part, personne n'a besoin d'être à son bureau.

Questions fréquentes

Et si le visiteur ne nous a pas donné de numéro de téléphone ? L'action send-message du workflow saute proprement quand le destinataire n'a pas de canal utilisable — l'exécution se termine avec un statut « ignoré » pour cette étape. Pensez à ajouter l'e-mail comme canal de repli.

Cela va-t-il se déclencher pour quelqu'un déjà dans notre système qui remplit le formulaire ? Par défaut, oui — le déclencheur ne déduplique pas. Ajoutez une étape de condition au début du workflow pour vérifier « est-ce sa première soumission ? » si vous voulez éviter de spammer les visiteurs qui reviennent.

Puis-je personnaliser selon l'heure de la journée ? Oui. Ajoutez une étape de condition avec l'opérateur is_during_business_hours pour envoyer un message différent le dimanche par rapport au mercredi.

Étapes suivantes

• Workflow de suivi des nouveaux arrivants — la version longue sur 30 jours.
• Premier culte du dimanche — assurez-vous que la réunion est configurée.
• Réseau de connexions — suivez qui amène qui.