Da la bienvenida a un visitante por primera vez

Esta receta toma un escenario real de domingo en la mañana: alguien nuevo entra, llena un formulario de visitante, y quieres que se sienta bienvenido antes de salir del estacionamiento. Todo ocurre automáticamente una vez que lo configuras la primera vez.

Lo que lograrás

Los datos de un visitante por primera vez se capturan en la puerta, se crea su registro, se dispara un flujo de trabajo y recibe un mensaje personalizado por WhatsApp en cuestión de minutos — sin que ningún miembro del equipo tenga que hacer nada en el momento.

Requisitos previos

• Estás conectado como administrador.
• Un canal de WhatsApp está configurado y probado.
• Has creado al menos una reunión (por ejemplo, Servicio Dominical — ver Primer servicio dominical).

Paso 1 — Configura el formulario de visitante

El formulario de visitante es la página pública donde los recién llegados ingresan sus datos.

1. Ve a Configuración → Formulario de visitante.
2. Completa:
   • Texto del encabezado — por ejemplo, ¡Bienvenido a Iglesia Gracia! Ayúdanos a conocerte.
   • Campos obligatorios — nombre + apellido + teléfono son el mínimo. No hagas más de 4 preguntas o las tasas de finalización se desploman.
   • Campos opcionales — correo, cómo-supo-de-nosotros, petición-de-oración.
   • Mensaje de éxito — lo que los visitantes ven después de enviar.
3. Guarda.

El formulario ya está disponible en /welcome de tu sitio público (por ejemplo, gracia.geniuschurchmanager.com/welcome).

Paso 2 — Pon el formulario frente a los visitantes

Tres formas:

Método	Configuración
Código QR en un letrero en la puerta	Genera un QR que apunte a /welcome, imprímelo en una tarjeta de 4×6
Quiosco con tableta junto al mostrador de bienvenida	Abre el formulario en un navegador en una tableta, déjalo abierto
Integrado en check-in	El quiosco de check-in tiene un botón Soy nuevo aquí que abre el formulario de visitante

El enfoque del código QR es el más barato y funciona mejor para autoservicio casual.

Paso 3 — Construye el flujo de bienvenida

Este es el corazón de la receta. El flujo se dispara cada vez que se envía el formulario de visitante.

1. Ve a Flujos de trabajo → crea un nuevo flujo.

2. Llámalo Bienvenida a visitante por primera vez.

3. Agrega un disparador: form.submitted donde form = Formulario de visitante.

4. Agrega una acción: wait_delay 10 minutos (dales tiempo para encontrar un asiento).

5. Agrega una acción: send_message:

   • Canal: WhatsApp.

   • Destinatario: el visitante (auto-poblado desde el disparador).

   • Cuerpo:

     Hi {{trigger.member.first_names}}! Welcome to Grace Church. We're so glad you joined us today.
     
     If you have any questions, just reply to this message — we read every one.
     
     Pastor Mary 🙏

6. Guarda y cambia el flujo a Activo.

Paso 4 — Pruébalo

Antes del domingo, prueba todo el flujo:

1. Abre el formulario de visitante en tu teléfono.
2. Ingresa tu nombre + tu propio número de WhatsApp.
3. Envía.
4. Espera 10 minutos.
5. Revisa tu WhatsApp.

El mensaje debería llegar. Si no llega, revisa Flujos de trabajo → Ejecuciones la ejecución de prueba e inspecciona el error.

Qué pasa detrás de escena

Cuando un visitante envía el formulario:

1. Se dispara el evento form.submitted.
2. GCM crea un registro de miembro con tipo de membresía Visitante.
3. El disparador del flujo coincide y encola una ejecución.
4. La acción wait_delay retiene la ejecución por 10 minutos.
5. La acción send_message se dispara, llamando a tu proveedor de WhatsApp.
6. El proveedor entrega el mensaje; el estado de entrega se actualiza a medida que fluye.

Todo esto se registra en Flujos de trabajo → Ejecuciones para inspección.

Qué sigue

Este es solo el primer punto de contacto. Para configurar una secuencia de seguimiento continuo de 30 días, continúa a Flujo de seguimiento a recién llegados.

Para rastrear qué visitantes regresan los domingos siguientes, usa la tendencia de asistencia por tipo de miembro — los visitantes que se vuelven asistentes regulares son exactamente lo que quieres contar.

Permisos

Configurar esta receta requiere acceso de administrador. Una vez configurada, el flujo se ejecuta sin ningún humano en el medio — el visitante envía, el mensaje sale, nadie tiene que estar en su escritorio.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el visitante no nos dio un número de teléfono? La acción de enviar mensaje del flujo omite con elegancia cuando el destinatario no tiene canal utilizable — la ejecución se completa con un estado "omitido" para ese paso. Considera agregar correo electrónico como canal de respaldo.

¿Se disparará para alguien que ya está en nuestro sistema y llena el formulario? Por defecto, sí — el disparador no deduplica. Agrega un paso de condición temprano en el flujo para verificar "¿es su primer envío?" si quieres evitar inundar a visitantes que regresan.

¿Puedo personalizar según la hora del día? Sí. Agrega un paso de condición usando el operador is_during_business_hours para enviar un mensaje diferente el domingo vs. el miércoles.

Próximos pasos

• Flujo de seguimiento a recién llegados — la versión extendida de 30 días.
• Primer servicio dominical — asegúrate de que la reunión esté configurada.
• Red de conexiones — registra quién trae a quién.