Plantillas de reportes
Una plantilla es el diseño de un reporte: qué campos pide, quién debe entregarlo y con qué frecuencia. La construyes una vez y el sistema genera una entrega nueva para cada asignado en cada período.
Crear una plantilla
- Ve a Reportes → Plantillas.
- Haz clic en el botón de crear.
- Llena los datos básicos:
- Nombre — corto y descriptivo. Reporte semanal de célula, Ofrenda mensual por sede, Actualización trimestral de discipulado.
- Descripción — texto de ayuda opcional que se muestra a los asignados.
- Frecuencia — semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual.
- Día del período — cuándo se vence dentro del período. Para semanal: un día de la semana. Para mensual: un día del mes.
- Fecha límite — cuándo una entrega sin completar pasa a estar vencida. Por defecto es el final del siguiente período.
Agregar campos
Haz clic en la acción de agregar campo para definir qué pide el reporte. Tipos de campo:
| Tipo | Para qué se usa |
|---|---|
| Número | Conteos (asistencia, bautismos, salvaciones) |
| Moneda | Montos (total de ofrendas, gastos) |
| Texto | Respuesta corta libre (lo más destacado de la semana) |
| Texto largo | Párrafos detallados (peticiones de oración, narrativa) |
| Fecha | Fechas específicas (próxima fecha de evento) |
| Lista desplegable | Elegir de una lista |
| Selección múltiple | Elegir varias de una lista |
| Booleano | Sí / No |
| Selector de miembro | Referencia a un miembro específico de tu lista |
Para cada campo configura:
- Etiqueta — lo que ven los asignados.
- Clave — identificador interno (autogenerado).
- ¿Obligatorio? — bloquea guardar con valor vacío.
- Texto de ayuda — pista opcional que se muestra debajo del campo.
- Valor por defecto — precarga el campo.
Puedes reordenar los campos arrastrándolos.
Asignar la plantilla
Elige quién debe entregar:
- Por rol — cada usuario con este rol entrega uno por período.
- Por usuario — usuarios específicos por nombre.
- Por unidad organizativa — una entrega por unidad (normalmente el líder de la unidad la completa).
Puedes mezclar estos criterios — por ejemplo cada pastor + el contador + uno por sede.
Autocompletar desde datos existentes
Algunos campos pueden precargarse desde datos de GCM, ahorrándole al asignado tener que volver a ingresar lo que ya está registrado:
- Conteo de asistencia — se trae desde la tabla de asistencia del período.
- Total de donaciones — se trae desde la tabla de donaciones.
- Conteo de miembros nuevos — se trae desde los miembros creados durante el período.
Cuando el asignado abre la entrega, estos campos muestran el valor traído automáticamente con la opción de sobreescribirlo. Este es el mayor ahorro de tiempo: los asignados solo verifican en lugar de volver a ingresar.
Recordatorios
Una plantilla puede tener recordatorios:
- Aviso inicial — N días antes de la fecha de entrega.
- Aviso de vencimiento — N días después, mientras siga sin completarse.
- Escalamiento final — al supervisor del asignado.
Cada aviso envía un mensaje por el canal configurado (normalmente WhatsApp o correo).
Publicación
Una plantilla permanece como borrador hasta que la publicas. Los borradores no generan entregas. Una vez publicada, las entregas del siguiente período se crean y asignan automáticamente.
WARNING
Editar campos en una plantilla publicada no cambia retroactivamente las entregas históricas — conservan la estructura que tenían cuando se entregaron. De ahí en adelante, las nuevas entregas usan los campos nuevos.
Versionado
Cada publicación incrementa un número de versión. Las entregas históricas muestran la versión bajo la cual fueron creadas, así que los reportes siguen siendo precisos incluso después de cambios en el esquema.
Preguntas comunes
¿Una plantilla puede tener campos condicionales? Todavía no — cada asignado ve cada campo. Estamos considerando lógica condicional básica para la v2.1.
¿La frecuencia puede ser irregular? No. Las frecuencias soportadas son semanal, quincenal, mensual, trimestral y anual. Para recolección de datos de una sola vez, usa un formulario en su lugar.
¿Puedo importar datos a entregas pasadas? Puedes crear manualmente una entrega para cualquier período (solo administradores), pero la importación masiva de reportes históricos todavía no está soportada.
Próximos pasos
- Enviar un reporte — lo que ven los asignados.
- Resumen de reportes — conceptos y consolidaciones.
- Demografía — autogenerada, sin necesidad de plantilla.