Importation en masse
Lorsque vous passez d'un autre outil de gestion d'église — ou que vous avez un tableur que votre secrétaire entretient depuis longtemps — l'importation en masse est l'outil adapté. Elle gère des milliers de lignes, remonte les erreurs ligne par ligne et détecte les doublons probables avant qu'ils n'atterrissent dans votre base de données.
1. Préparez votre CSV
Exportez vos données dans un fichier CSV (encodé en UTF-8, séparé par des virgules). Vous pouvez utiliser Enregistrer sous → CSV UTF-8 dans Excel ou Télécharger → CSV dans Google Sheets.
Colonnes recommandées :
| Colonne | Obligatoire | Notes |
|---|---|---|
first_names | oui | Prénoms |
last_names | oui | Noms de famille |
email | — | En minuscules, sans espaces |
primary_phone | — | Format E.164 conseillé (p. ex. +18761234567) |
date_of_birth | — | Format ISO YYYY-MM-DD |
gender | — | male / female / other |
country | — | Code à deux lettres (JM, US, GB) |
date_of_registration | — | Par défaut, la date d'importation si vide |
member_type | — | Doit correspondre à un libellé de type de membre existant |
org_unit | — | Doit correspondre à un nom d'unité existant |
Vous pouvez inclure les colonnes que vous voulez — les extras sont ignorés ou mappés vers des champs personnalisés à l'étape suivante.
TIP
Ouvrez votre fichier dans un éditeur de texte avant de le téléverser. Les tableurs malmènent parfois les dates ou les numéros de téléphone (transformant +1876... en notation scientifique). Reformatez ces colonnes en texte brut.
2. Téléversez le fichier
Allez dans Membres → Importation en masse. Glissez le CSV ou cliquez pour parcourir. GCM lit la ligne d'en-tête et affiche les premières lignes en aperçu.
3. Mappez les colonnes
Le mappeur affiche les colonnes de votre CSV à gauche et les champs GCM correspondants à droite. Nous faisons le rapprochement automatique par nom — first_names, email, dob se positionnent automatiquement.
Pour les colonnes que nous ne reconnaissons pas, choisissez :
- Mapper vers un champ existant — sélectionne parmi tous les champs standard ou personnalisés.
- Créer un champ personnalisé — ajoute un nouveau champ personnalisé à la volée. Pratique pour « dons spirituels » ou « date de baptême » que vous n'avez pas encore configurés.
- Ignorer — pour les colonnes que vous ne voulez pas reprendre (identifiants internes, notes du système source).
WARNING
Le mappage est par importation. Si vous lancez une deuxième importation, vous devrez le refaire. Conservez votre modèle CSV préparé pour que les noms de colonnes correspondent à chaque fois.
4. Détection des doublons
Avant que rien ne soit confirmé, GCM compare votre fichier à vos membres existants. Nous signalons :
- Correspondances exactes nom + e-mail.
- Correspondances exactes nom + téléphone.
- Correspondances approximatives de nom au sein de la même unité organisationnelle.
Pour chaque correspondance, vous choisissez :
- Ignorer — laissez la fiche existante telle quelle, abandonnez la ligne.
- Mettre à jour — fusionnez les données du CSV dans la fiche existante (les valeurs non vides du CSV gagnent).
- Créer quand même — utile lorsque deux personnes réelles partagent un nom.
5. Vérifier et importer
L'écran final affiche les totaux : combien seront créés, mis à jour, ignorés, et combien ont eu des erreurs.
Cliquez sur le bouton d'importation. Le traitement s'exécute côté serveur et affiche la progression en direct. La plupart des importations de 500 lignes se terminent en moins d'une minute.
À la fin, vous obtenez un rapport d'erreurs téléchargeable listant les lignes qui ont échoué et pourquoi (mauvais format de date, champ obligatoire manquant, unité introuvable, etc.). Corrigez ces lignes et relancez le téléversement — le détecteur de doublons ignorera les lignes déjà importées avec succès.
6. Après l'importation
Rendez-vous dans Membres et vous verrez les nouvelles fiches. C'est le bon moment pour :
- Lancer le scanner de doublons pour attraper ce que la vérification ligne par ligne a manqué.
- Ouvrir un échantillon de profils pour confirmer que les photos, les champs personnalisés et les affectations d'unité sont corrects.
- Déclencher une automatisation « bienvenue dans GCM » si vous voulez que tout le monde reçoive une notification.
Questions fréquentes
Quelle est la taille maximale du fichier ? 50 000 lignes ou 25 Mo, selon la limite atteinte en premier. Pour les imports plus volumineux, découpez en lots.
Puis-je importer la présence ou les dons en même temps ? Non. L'importation en masse de membres ne gère que les fiches membres et leurs champs directs. La présence et les dons disposent de leurs propres importateurs avec une validation plus stricte.
Cela déclenche-t-il des automatisations ? Par défaut non — les importations en masse ignorent le déclencheur member.created pour éviter de spammer tout le monde avec des messages de bienvenue en pleine migration. Une case à cocher sur l'écran de revue finale permet d'activer les déclencheurs si vous le voulez vraiment.
Et si j'ai importé le mauvais fichier ? Ouvrez la page Paramètres → Données et journaux et trouvez l'importation dans l'historique. Vous pouvez l'annuler, ce qui passe en soft-delete chaque membre créé par ce lot. Les membres en soft-delete sont restaurables pendant 30 jours.
Étapes suivantes
- Champs personnalisés — définissez la structure avant votre deuxième importation.
- Fusionner les doublons — nettoyez après une importation désordonnée.