Importación masiva
Cuando estás migrando desde otra herramienta de gestión de iglesia — o tienes una hoja de cálculo que tu secretaria ha estado manteniendo — la importación masiva es la herramienta adecuada. Maneja miles de filas, expone errores fila por fila y detecta probables duplicados antes de que aterricen en tu base de datos.
1. Prepara tu CSV
Exporta tus datos a un archivo CSV (codificado en UTF-8, separado por comas). Puedes usar Guardar como → CSV UTF-8 de Excel o Descargar → CSV de Google Sheets.
Columnas recomendadas:
| Columna | Obligatoria | Notas |
|---|---|---|
first_names | sí | Nombres de pila |
last_names | sí | Apellidos |
email | — | En minúsculas, sin espacios |
primary_phone | — | Formato E.164 preferido (p. ej. +18761234567) |
date_of_birth | — | Formato ISO YYYY-MM-DD |
gender | — | male / female / other |
country | — | Código de dos letras (JM, US, GB) |
date_of_registration | — | Por defecto, la fecha de importación si está vacío |
member_type | — | Debe coincidir con una etiqueta de tipo de miembro existente |
org_unit | — | Debe coincidir con un nombre de unidad existente |
Puedes incluir las columnas que quieras — las adicionales se ignoran o se mapean a campos personalizados en el siguiente paso.
TIP
Abre tu archivo en un editor de texto antes de subirlo. Las aplicaciones de hoja de cálculo a veces destrozan fechas o números de teléfono (convirtiendo +1876... en notación científica). Reformatea esas columnas como texto plano.
2. Sube el archivo
Ve a Miembros → Importación masiva. Arrastra el CSV o haz clic para explorar. GCM lee la fila de encabezado y muestra las primeras filas como previsualización.
3. Mapea las columnas
El mapeador muestra las columnas de tu CSV a la izquierda y los campos correspondientes de GCM a la derecha. Hacemos auto-match por nombre — first_names, email, dob encajan automáticamente.
Para columnas que no reconocemos, eliges:
- Mapear a un campo existente — selecciona entre cualquier campo estándar o personalizado.
- Crear un campo personalizado — agrega un nuevo campo personalizado sobre la marcha. Útil para "dones espirituales" o "fecha de bautismo" que aún no has configurado.
- Ignorar — para columnas que no quieres traer (IDs internos, notas del sistema origen).
WARNING
El mapeo es por importación. Si ejecutas una segunda importación, volverás a definir el mapeo. Guarda tu plantilla de CSV preparada para que los nombres de columna coincidan siempre.
4. Detección de duplicados
Antes de confirmar nada, GCM escanea tu archivo contra tus miembros existentes. Marcamos:
- Coincidencias exactas de nombre + correo.
- Coincidencias exactas de nombre + teléfono.
- Coincidencias difusas de nombre dentro de la misma unidad organizacional.
Para cada coincidencia eliges:
- Omitir — deja el registro existente intacto, descarta la fila.
- Actualizar — fusiona los datos del CSV en el registro existente (los valores no vacíos del CSV ganan).
- Crear de todos modos — útil cuando dos personas reales comparten un nombre.
5. Revisar e importar
La pantalla final muestra los totales: cuántos se crearán, actualizarán, omitirán y cuántos tuvieron errores.
Haz clic en el botón de importar. El trabajo se ejecuta en el servidor y muestra el progreso en vivo. La mayoría de las importaciones de 500 filas terminan en menos de un minuto.
Cuando termina, obtienes un reporte de errores descargable que lista las filas que fallaron y por qué (formato de fecha incorrecto, campo obligatorio faltante, unidad no encontrada, etc.). Arregla esas filas y vuelve a subir — el detector de duplicados omitirá las filas que ya se importaron con éxito.
6. Después de la importación
Visita Miembros y verás los nuevos registros. Ahora es un buen momento para:
- Ejecutar el escáner de duplicados para cazar lo que la verificación por fila pasó por alto.
- Abrir una muestra de perfiles para confirmar que las fotos, los campos personalizados y las asignaciones de unidad se ven correctos.
- Disparar un flujo de trabajo de "bienvenida a GCM" si quieres que todos reciban una notificación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el tamaño máximo de archivo? 50 000 filas o 25 MB, lo que sea menor. Importaciones más grandes — divídelas en bloques.
¿Puedo importar asistencia o donaciones al mismo tiempo? No. La importación masiva de miembros solo maneja registros de miembros y sus campos directos. Asistencia y donaciones tienen sus propios importadores con validación más estricta.
¿Esto dispara flujos de trabajo? Por defecto no — las importaciones masivas omiten el disparador member.created para evitar spamear a todos con mensajes de bienvenida en medio de la migración. Hay una casilla en la pantalla de revisión final si realmente quieres que se disparen.
¿Y si importé el archivo equivocado? Abre la página Configuración → Datos y registros y encuentra la importación en el historial. Puedes revertirla, lo que hace soft-delete a cada miembro creado por ese lote. Los miembros soft-deleted son recuperables durante 30 días.
Próximos pasos
- Campos personalizados — define la estructura antes de tu segunda importación.
- Fusionar duplicados — limpia después de una importación desordenada.