Enregistrer une remise des diplômes
Quand un étudiant complète le curriculum d'une école, vous enregistrez la remise des diplômes. Cela ferme sa ligne d'inscription, l'ajoute à la liste des anciens élèves et débloque le flux optionnel d'émission de certificat. À partir de là, cet étudiant est reconnu comme diplômé de l'école dans toute la plateforme — et peut être filtré dans les rapports, inclus dans les workflows, et se voir afficher le badge « ancien élève Fondations » sur son profil.
Deux façons d'enregistrer
Vous pouvez enregistrer une remise des diplômes depuis deux endroits, selon d'où vous travaillez :
Depuis la ligne d'inscription de l'étudiant
Ouvrez Écoles → [École] → Inscriptions, trouvez la ligne de l'étudiant et cliquez sur Marquer diplômé.
La fenêtre demande :
- Date de remise des diplômes — par défaut aujourd'hui ; remplissez rétroactivement une date antérieure si la cérémonie a déjà eu lieu.
- Notes — optionnel ; un endroit pour les détails de la cérémonie, les honneurs spéciaux, ou « complété dans une cohorte alternative ».
Cliquez sur Confirmer et la ligne se met à jour : school_graduations.date_graduated est défini, et l'inscription passe de « Actif » à « Complété ».
Depuis un lot à l'échelle de l'école
Quand une cohorte entière obtient son diplôme en même temps (une cérémonie de classe), ouvrez Écoles → [École] → Diplômer la cohorte. Filtrez les inscriptions actives que vous diplômez — généralement par date de début ou session — et confirmez. La fenêtre vous guide à travers :
- La liste des inscriptions à marquer.
- La date de remise des diplômes partagée.
- S'il faut auto-émettre les certificats.
Un clic et toute la cohorte est diplômée.
Ce qui est écrit
Pour chaque remise des diplômes, GCM crée une ligne dans school_graduations :
| Colonne | Ce qu'elle stocke |
|---|---|
member_id | L'étudiant diplômé |
school_id | L'école qu'ils complètent |
date_graduated | Date de remise des diplômes |
notes | Notes de cérémonie optionnelles |
certificate_url | URL vers le certificat émis, si généré |
created_by | L'utilisateur qui a enregistré la remise des diplômes |
La ligne correspondante dans school_enrolments reçoit status = 'completed' et date_completed mise pour correspondre.
Émettre un certificat
Si votre école a un modèle de certificat configuré, la fenêtre de remise des diplômes a une case à cocher Émettre le certificat. Quand elle est cochée, GCM génère un PDF en utilisant le modèle et les détails de l'étudiant (nom, date, nom de l'école, signataires) et le stocke. L'URL va sur la ligne de remise des diplômes.
L'étudiant peut télécharger son certificat depuis son profil de membre. Vous pouvez aussi le ré-émettre depuis le menu ... → Ré-émettre le certificat de la ligne de remise des diplômes si le modèle change.
Les modèles de certificat sont par école
Configurez le modèle une fois dans Écoles → [École] → Paramètres → Certificat. Vous téléchargez un PDF ou un SVG avec des espaces réservés pour <code>{name}</code>, <code>{school}</code>, <code>{date}</code>, <code>{signatory}</code>. Les futures remises des diplômes de cette école utiliseront ce modèle automatiquement.
Liste des anciens élèves
Une fois diplômés, les étudiants apparaissent dans l'onglet Anciens élèves de l'école. Vous pouvez filtrer cette liste par année de remise des diplômes, cohorte, ou rechercher par nom. À partir d'ici, vous pouvez :
- Envoyer des messages en masse à vos anciens élèves pour des événements de retrouvailles.
- Les ajouter à un ministère ou groupe « diplômés ».
- Exporter la liste en CSV pour des dossiers hors ligne.
Modifier ou annuler une remise des diplômes
Si vous avez enregistré une remise des diplômes par erreur, ouvrez la ligne depuis l'onglet anciens élèves et cliquez sur le menu ... → Modifier la remise des diplômes ou Supprimer la remise des diplômes. Supprimer une ligne de remise des diplômes remet l'étudiant en statut d'inscription « Actif » — utile si vous avez accidentellement marqué la mauvaise personne, ou si l'étudiant a échoué à une évaluation finale après la date de cérémonie.
Suppression douce uniquement
Supprimer une ligne de remise des diplômes utilise le même mécanisme de suppression douce que le reste de GCM. La ligne reste dans la base pendant 30 jours, récupérable via la corbeille. Après 30 jours, elle est purgée définitivement.
Permissions
Enregistrer une remise des diplômes nécessite la permission schools.write. Émettre ou ré-émettre un certificat nécessite à la fois schools.write et la permission de stockage sur certificates/ — c'est groupé dans les rôles par défaut Administrateur et Pasteur.
Étapes suivantes
- Objectifs — suivre ce que les étudiants doivent compléter avant d'être éligibles à la remise des diplômes.
- Rapports — taux de complétion, temps jusqu'à la remise des diplômes, relevés de notes.
- Inscrire des membres — faire entrer les étudiants dans l'école en premier lieu.
- Membres — les anciens élèves apparaissent dans chaque surface tournée vers les membres.