Registrar una graduación
Cuando un estudiante completa el currículo de una escuela, registras la graduación. Esto cierra su fila de inscripción, lo agrega a la lista de exalumnos y desbloquea el flujo opcional de emisión de certificados. Desde aquí, ese estudiante es reconocido como graduado de la escuela en toda la plataforma — y puede filtrarse en reportes, incluirse en flujos de trabajo y mostrar la insignia "exalumno de Fundamentos" en su perfil.
Dos formas de registrar
Puedes registrar una graduación desde dos lugares, dependiendo de dónde estés trabajando:
Desde la fila de inscripción del estudiante
Abre Escuelas → [Escuela] → Inscripciones, encuentra la fila del estudiante y haz clic en Marcar graduado.
El diálogo pide:
- Fecha de graduación — por defecto hoy; rellena una fecha anterior si la ceremonia ya ocurrió.
- Notas — opcional; un lugar para detalles de la ceremonia, honores especiales o "completado en cohorte alterna".
Haz clic en Confirmar y la fila se actualiza: school_graduations.date_graduated se establece, y la inscripción pasa de "Activa" a "Completada".
Desde un lote por escuela
Cuando una cohorte completa se gradúa de una vez (una ceremonia de clase), abre Escuelas → [Escuela] → Graduar cohorte. Filtra a las inscripciones activas que estás graduando — usualmente por fecha de inicio o sesión — y confirma. El diálogo te guía a través de:
- La lista de inscripciones a marcar.
- La fecha de graduación compartida.
- Si auto-emitir certificados.
Un clic y toda la cohorte se gradúa.
Qué se escribe
Por cada graduación, GCM crea una fila en school_graduations:
| Columna | Qué almacena |
|---|---|
member_id | El estudiante que se gradúa |
school_id | La escuela que están completando |
date_graduated | Fecha de graduación |
notes | Notas opcionales de la ceremonia |
certificate_url | URL al certificado emitido, si se generó |
created_by | El usuario que registró la graduación |
La fila correspondiente en school_enrolments recibe status = 'completed' y date_completed se establece para coincidir.
Emitir un certificado
Si tu escuela tiene una plantilla de certificado configurada, el diálogo de graduación tiene una casilla Emitir certificado. Cuando se marca, GCM genera un PDF usando la plantilla y los detalles del estudiante (nombre, fecha, nombre de la escuela, firmantes) y lo almacena. La URL va a la fila de graduación.
El estudiante puede descargar su certificado desde su perfil de miembro. También puedes re-emitir desde el menú ... → Re-emitir certificado de la fila de graduación si la plantilla cambia.
Las plantillas de certificado son por escuela
Configura la plantilla una vez en Escuelas → [Escuela] → Configuración → Certificado. Subes un PDF o un SVG con marcadores para {name}, {school}, {date}, {signatory}. Las futuras graduaciones de esta escuela usarán esta plantilla automáticamente.
Lista de exalumnos
Una vez graduados, los estudiantes aparecen en la pestaña Exalumnos de la escuela. Puedes filtrar esta lista por año de graduación, cohorte o buscar por nombre. Desde aquí puedes:
- Enviar mensajes masivos a tus exalumnos para eventos de reunión.
- Agregarlos a un ministerio o grupo de "graduados".
- Exportar la lista a CSV para registros sin conexión.
Editar o deshacer una graduación
Si registraste una graduación por error, abre la fila desde la pestaña de exalumnos y haz clic en el menú ... → Editar graduación o Eliminar graduación. Eliminar una fila de graduación devuelve al estudiante al estado de inscripción "Activa" — útil si marcaste a la persona equivocada por accidente, o si el estudiante reprobó una evaluación final después de la fecha de la ceremonia.
Solo eliminación suave
Eliminar una fila de graduación usa el mismo mecanismo de eliminación suave que el resto de GCM. La fila permanece en la base de datos por 30 días, recuperable a través de la papelera de reciclaje. Después de 30 días, se purga de forma definitiva.
Permisos
Registrar una graduación requiere el permiso schools.write. Emitir o re-emitir un certificado requiere tanto schools.write como el permiso de almacenamiento en certificates/ — eso viene incluido en los roles predeterminados de Administrador y Pastor.
Próximos pasos
- Objetivos — rastrear qué deben completar los estudiantes antes de ser elegibles para la graduación.
- Reportes — tasa de finalización, tiempo hasta la graduación, expedientes.
- Inscribir miembros — meter a los estudiantes en la escuela en primer lugar.
- Miembros — los exalumnos aparecen en cada superficie orientada al miembro.