Hiérarchie et présence

Deux des choses les plus utiles que le formulaire de visiteur peut faire vont au-delà de la simple création d'une fiche de membre. La première est de demander au visiteur où il a visité — quel campus, quelle branche, quel petit groupe — pour qu'il soit routé vers le bon pasteur et la bonne équipe de suivi. La seconde est de le marquer présent au service de ce matin automatiquement, pour qu'il apparaisse dans les rapports de présence et n'ait jamais à être ajouté manuellement.

Les deux sont désactivées par défaut. Les deux prennent environ trente secondes à activer. Ensemble, c'est ce qui fait passer le formulaire de visiteur de « juste un formulaire d'enregistrement » à « la première étape de votre pipeline d'assimilation ».

Affectation hiérarchique

Si votre église est mono-site sans petits groupes, vous pouvez sauter cette section. Le formulaire attribue déjà chaque visiteur à votre organisation dans son ensemble — c'est tout ce dont vous avez besoin.

Si votre église a plus d'un campus, ou des branches dans des villes différentes, ou un réseau de cellules, vous voudrez que le formulaire demande par laquelle le visiteur est entré.

Comment les champs hiérarchiques apparaissent sur le formulaire

La hiérarchie de votre organisation est définie à Paramètres → Structure de l'org. Vous nommez chaque niveau (p. ex. Branche → Centre → Cellule) et créez des unités à chaque niveau (branche de Lagos, branche d'Abuja, etc.).

Pour chaque niveau hiérarchique activé, le configurateur du formulaire de visiteur (Paramètres → Formulaire de visiteur) affiche un champ correspondant que vous pouvez activer ou désactiver. Donc si votre église a trois niveaux — Région, Campus, Petit groupe — l'éditeur aura trois champs hiérarchiques : un par niveau.

Activez-les pour les niveaux à partir desquels vous voulez que les visiteurs choisissent. La plupart des églises n'activent que le niveau du campus — les visiteurs savent quel campus ils ont visité mais savent rarement quel petit groupe les recevra, alors laissez celui-là au personnel à assigner plus tard.

Ce que voit le visiteur

Si vous activez le champ campus, le formulaire affiche un menu déroulant « Quel campus avez-vous visité ? ». Les options sont tirées en direct de vos campus actifs — l'ajout d'un nouveau campus dans Structure de l'org le fait apparaître sur le formulaire immédiatement.

Les sous-niveaux se filtrent dynamiquement : si un visiteur choisit « campus de Lagos » et que vous avez aussi activé le niveau cellule, le menu déroulant des cellules n'affichera que les cellules sous Lagos.

Où atterrit l'affectation

La fiche du visiteur est écrite dans members, et une ligne dans member_unit_assignments les lie à l'unité hiérarchique sélectionnée. À partir de là :

• Le pasteur / berger de l'unité voit le nouveau visiteur sur son tableau de bord de berger.
• Les workflows cadrés à cette unité peuvent se déclencher — voir Déclencheurs de workflow.
• Le visiteur compte vers les métriques de croissance de l'unité.
• Ils apparaissent, correctement attribués, sur la liste des membres filtrée par unité.

Si le visiteur ne choisit pas d'unité (ou si vous avez désactivé le champ hiérarchique entièrement), il est attribué à l'org dans son ensemble et tout pasteur sans portée d'unité peut le voir.

Marquage de présence

Le deuxième tour de magie. Quand un visiteur remplit le formulaire un dimanche, le formulaire peut offrir de le marquer présent au service de ce matin en un seul tap — pas d'étape de check-in séparée.

La bascule « Je suis ici aujourd'hui »

Si la date d'envoi du visiteur correspond à un jour avec une ou plusieurs réunions (services) configurées, le formulaire affiche une section supplémentaire en bas du formulaire :

Marquer ma présence au service d'aujourd'hui

Réunion : [Service du dimanche ▾]

Date : 2026-06-22

La bascule est par défaut activée. Si plusieurs services se déroulent le même jour, le menu déroulant permet au visiteur de choisir celui auquel il a assisté.

Comment « aujourd'hui » est déterminé

Le formulaire utilise le fuseau horaire configuré de votre organisation (organizations.timezone) pour décider ce qu'est « aujourd'hui ». Donc si vos services sont en heure du Pacifique et que le téléphone d'un visiteur est en heure de l'Est, le formulaire affiche quand même le bon service.

Si un visiteur ouvre le formulaire un jour sans services programmés, la section présence n'apparaît tout simplement pas — il n'y a rien à quoi le marquer présent.

Ce qui est écrit

Quand le visiteur envoie avec la bascule de présence activée, une ligne atterrit dans la table attendances liant le nouveau membre à la réunion sélectionnée et à la date d'aujourd'hui. Cela signifie immédiatement :

• Il apparaît dans Présence → Services d'aujourd'hui aux côtés de tous les autres.
• Il est compté dans les chiffres de présence de ce dimanche dans vos rapports.
• Il enregistre une première présence, ce qui peut déclencher des workflows — p. ex. « premier visiteur → envoyer WhatsApp de bienvenue ».
• Son profil de membre affiche la ligne de présence sur l'onglet Présence.

Le désactiver

Il n'y a pas de bascule par champ pour la présence comme il y en a pour les champs standard — c'est inféré de si vous avez des réunions programmées. Pour empêcher le formulaire de visiteur d'offrir le marquage de présence :

• Soit laissez les services du jour concerné non programmés.
• Soit marquez la réunion comme interne pour que le formulaire public la saute.

Pour les églises qui ont beaucoup de réunions mais ne veulent qu'une ou deux sur le formulaire de visiteur, marquez le reste comme interne.

Combiner hiérarchie et présence

Les deux fonctionnent mieux ensemble. Un visiteur choisit « campus de Lagos », coche la bascule de présence, choisit « Service du dimanche » et envoie. La ligne de présence est écrite cadrée à l'org_unit_id du campus de Lagos — donc le tableau de bord de présence par campus pour Lagos reflète immédiatement le nouveau visiteur sans aucun routage supplémentaire.

C'est la différence entre un formulaire de visiteur qui crée une fiche et un formulaire de visiteur qui participe à votre rythme hebdomadaire. Configurer les deux prend environ une minute au total et supprime une étape qui vivrait sinon dans une file d'attente de saisie de données du lundi matin.

Où aller ensuite

• Après l'envoi — ce qui se passe une fois que la fiche + la présence sont écrites.
• Déclencheurs de workflow — déclencher un message de bienvenue quand la ligne de présence apparaît.
• Messaging — envoyer le WhatsApp ou e-mail de bienvenue.
• Recette premier visiteur — un exemple travaillé reliant hiérarchie, présence et suivi.
• Retour à Aperçu du formulaire de visiteur.