Jerarquía y asistencia
Dos de las cosas más útiles que el formulario de visitantes puede hacer van más allá de simplemente crear un registro de miembro. La primera es preguntarle al visitante dónde visitó — qué campus, qué sucursal, qué grupo pequeño — para que se enrute al pastor correcto y al equipo de seguimiento correcto. La segunda es marcarlo como presente en el servicio de esta mañana automáticamente, para que aparezca en los reportes de asistencia y nunca tenga que añadirse manualmente.
Ambas están apagadas por defecto. Ambas toman unos treinta segundos para encender. Juntas son lo que hace que el formulario de visitantes pase de "solo un formulario de registro" a "el primer paso de tu pipeline de asimilación."
Asignación de jerarquía
Si tu iglesia es de una sola sede sin grupos pequeños, puedes saltarte esta sección. El formulario ya atribuye cada visitante a tu organización como un todo — eso es todo lo que necesitas.
Si tu iglesia tiene más de un campus, o sucursales en distintas ciudades, o una red de grupos celulares, vas a querer que el formulario pregunte por cuál entró el visitante.
Cómo aparecen los campos de jerarquía en el formulario
La jerarquía de tu organización se define en Configuración → Estructura de organización. Le pones nombre a cada nivel (ej. Sucursal → Centro → Célula) y creas unidades en cada nivel (sucursal Lagos, sucursal Abuja, etc.).
Para cada nivel de jerarquía activado, el configurador del formulario de visitantes (Configuración → Formulario de visitantes) muestra un campo correspondiente que puedes encender o apagar. Así que si tu iglesia tiene tres niveles — Región, Campus, Grupo Pequeño — el editor tendrá tres campos de jerarquía: uno por nivel.
Enciéndelos para los niveles donde quieras que los visitantes elijan. La mayoría de iglesias activan solo el nivel de campus — los visitantes saben qué campus visitaron pero rara vez saben qué grupo pequeño los recibirá, así que deja ese para que el personal lo asigne después.
Lo que ve el visitante
Si activas el campo de campus, el formulario muestra un desplegable "¿Qué campus visitaste?" Las opciones se extraen en vivo de tus campus activos — agregar un campus nuevo en Estructura de organización lo hace aparecer en el formulario inmediatamente.
Los subniveles filtran dinámicamente: si un visitante elige "campus Lagos" y también has activado el nivel de célula, el desplegable de célula solo mostrará células bajo Lagos.
Dónde aterriza la asignación
El registro del visitante se escribe en members, y una fila en member_unit_assignments lo amarra a la unidad de jerarquía seleccionada. Desde ahí:
- El pastor / shepherd de la unidad ve al nuevo visitante en su panel de pastor.
- Los flujos de trabajo con alcance a esa unidad pueden dispararse — mira Disparadores de flujos de trabajo.
- El visitante cuenta hacia las métricas de crecimiento de la unidad.
- Aparece, correctamente atribuido, en la lista de miembros filtrada por unidad.
Si el visitante no elige una unidad (o has apagado el campo de jerarquía por completo), se atribuye a la organización como un todo y cualquier pastor sin alcance de unidad puede verlo.
Marcado de asistencia
El segundo truco mágico. Cuando un visitante llena el formulario un domingo, el formulario puede ofrecer marcarlo como presente en el servicio de esta mañana en un solo toque — sin un paso separado de check-in.
El interruptor "Estoy aquí hoy"
Si la fecha de envío del visitante coincide con un día con una o más reuniones (servicios) configuradas, el formulario muestra una sección extra en la parte inferior:
Marcarme como presente en el servicio de hoy
Reunión: [Servicio dominical ▾]
Fecha: 2026-06-22
El interruptor está encendido por defecto. Si corren varios servicios el mismo día, el desplegable permite al visitante elegir al que asistió.
Cómo se determina "hoy"
El formulario usa la zona horaria configurada de tu organización (organizations.timezone) para decidir qué es "hoy." Así que si tus servicios están en hora del Pacífico y el teléfono de un visitante está en hora del Este, el formulario igual muestra el servicio correcto.
Si un visitante abre el formulario en un día sin servicios programados, la sección de asistencia simplemente no aparece — no hay nada en lo que marcarlo presente.
Lo que se escribe
Cuando el visitante envía con el interruptor de asistencia encendido, una fila aterriza en la tabla attendances amarrando al nuevo miembro a la reunión seleccionada y a la fecha de hoy. Eso inmediatamente significa:
- Aparece en Asistencia → Servicios de hoy junto a todos los demás.
- Se cuenta en los números de asistencia de este domingo en tus reportes.
- Registra una primera asistencia, que puede disparar flujos de trabajo — ej. "asistente por primera vez → enviar WhatsApp de bienvenida."
- El perfil de su miembro muestra la fila de asistencia en la pestaña Asistencia.
Apagarlo
No hay un interruptor por campo para la asistencia como lo hay para los campos estándar — se infiere de si tienes reuniones programadas. Para evitar que el formulario de visitantes ofrezca marcar asistencia:
- O deja los servicios del día relevante sin programar.
- O marca la reunión como interna para que el formulario público la omita.
Para iglesias que tienen muchas reuniones pero solo quieren una o dos en el formulario de visitantes, marca las demás como internas.
Combinar jerarquía y asistencia
Las dos funcionan mejor juntas. Un visitante elige "campus Lagos," marca el interruptor de asistencia, elige "Servicio dominical," y envía. La fila de asistencia se escribe con alcance al org_unit_id del campus Lagos — así que el panel de asistencia por campus para Lagos refleja inmediatamente al nuevo visitante sin ningún enrutamiento adicional.
Esta es la diferencia entre un formulario de visitantes que crea un registro y un formulario de visitantes que participa en tu ritmo semanal. Configurar ambas cosas toma alrededor de un minuto en total y elimina un paso que de otro modo viviría en la cola de entrada de datos del lunes en la mañana.
A dónde ir después
- Después del envío — qué pasa una vez que se escriben el registro y la asistencia.
- Disparadores de flujos de trabajo — dispara un mensaje de bienvenida cuando aparece la fila de asistencia.
- Mensajería — enviar el WhatsApp o correo de bienvenida.
- Receta de visitante por primera vez — un ejemplo trabajado que une jerarquía, asistencia y seguimiento.
- Volver a Resumen del formulario de visitantes.