Estados de cuenta y recibos
Los donadores esperan dos cosas al final del año: una lista detallada de cada donación que hicieron, y un documento listo para impuestos que pueden entregar a un contador. GCM produce ambos — recibos por donación en tiempo real, y estados de cuenta de fin de año al cierre de la temporada.
Recibo por donación
Cada donación genera un recibo. Para donaciones en línea, el recibo va al correo del donador automáticamente en el momento en que el pago se procesa. Para entradas manuales (efectivo, cheque, transferencia) puedes enviar el recibo desde la fila de donación haciendo clic en la acción de enviar recibo por correo.
Un recibo incluye:
- Nombre y dirección de la iglesia.
- Nombre del donador (o anónimo si la donación fue anónima).
- Fecha y monto de la donación.
- El fondo.
- Una línea de ID fiscal de la iglesia (configurable en Configuración → Donaciones).
- Un número único de recibo para los registros del donador.
TIP
Los donadores a menudo pierden los correos por donación. Eso está bien — el estado de cuenta de fin de año es lo que realmente necesitan para impuestos.
Estados de cuenta de fin de año
Un estado de cuenta es un solo documento que lista cada donación que un donador hizo durante un año calendario, agrupado por fondo, con un total al final. Esto es lo que las autoridades fiscales piden.
Generar
- Ve a Donaciones → Estados de cuenta.
- Elige el año.
- Haz clic en Generar estados de cuenta.
El trabajo se ejecuta del lado del servidor. Para cada donador con al menos una donación en el año elegido:
- Suma todas las donaciones.
- Suma por fondo.
- Renderiza el PDF del estado de cuenta.
- Almacena el PDF en tu bucket de almacenamiento.
- Envía un correo al donador con el PDF adjunto (si tiene un correo en archivo).
Para donadores sin correo, el PDF aún se almacena — puedes descargarlo desde la pestaña de estados de cuenta e imprimirlo o entregarlo en mano.
Regenerar
Si detectas un error (una donación faltó o tenía el fondo equivocado), corrige la donación y regenera. El nuevo PDF reemplaza al antiguo y el donador recibe un correo actualizado con una nota "esto reemplaza nuestro estado de cuenta anterior".
WARNING
No edites donaciones históricas después de emitir estados de cuenta sin regenerar. Los donadores que declaran impuestos con el número original y luego reciben un estado de cuenta corregido se confunden. Si debes editar, envía un breve correo explicativo junto con el estado de cuenta corregido.
Diseño del estado de cuenta
El PDF incluye:
- El logo de tu iglesia (de Configuración → Marca).
- Nombre, dirección e ID fiscal de la iglesia.
- Nombre y dirección del donador (de su perfil de miembro).
- Período del estado de cuenta (ej. "1 de enero de 2026 — 31 de diciembre de 2026").
- Una tabla de donaciones: fecha, fondo, método de pago, monto.
- Subtotales por fondo.
- Total al final.
- Una nota al pie estándar de deducibilidad fiscal (configurable por organización).
Estados de cuenta trimestrales
Para donadores que quieren estados de cuenta intermedios (ej. un misionero en un ciclo de soporte trimestral), puedes generar estados de cuenta ad-hoc para un rango de fechas personalizado. Usa el botón Rango personalizado en lugar de seleccionar un año.
Privacidad y donaciones anónimas
Una donación marcada como anónima (configurada en la fila de donación) aparece en el propio estado de cuenta del donador (porque la necesita para impuestos) pero no aparece en ningún reporte interno con su nombre adjunto.
Si un donador pidió explícitamente anonimato a tu iglesia, marca todas sus donaciones como anónimas. Los números agregados aún serán correctos; su identidad permanece privada internamente.
Permisos
| Acción | Admin | Tesorero | Pastor | Miembro |
|---|---|---|---|---|
| Emitir recibo por donación | sí | sí | no | no |
| Generar estados de cuenta anuales | sí | sí | no | no |
| Ver el propio estado de cuenta | n/a | n/a | n/a | sí |
| Descargar cualquier estado | sí | sí | no | solo propio |
Los miembros pueden descargar su propio estado de cuenta desde su perfil en cualquier momento — útil para donadores que pierden el correo.
Preguntas comunes
¿Los estados de cuenta son legalmente vinculantes para fines fiscales? Eso depende de tu jurisdicción. GCM produce registros precisos de cada donación; lo que pongas en la nota al pie de deducibilidad fiscal y si tu país lo acepta es decisión de tu iglesia (o de tu contador).
¿Puedo emitir un estado de cuenta en papel en lugar de PDF? Sí — cada PDF de estado de cuenta puede descargarse e imprimirse. No hay un flujo separado solo en papel; el PDF es la fuente de verdad.
¿Qué pasa si un miembro cambió de dirección a mitad de año? La dirección actual en su perfil es lo que el estado de cuenta usa. Actualiza el perfil antes de generar si es necesario.
¿Puedo personalizar el diseño? Logo, dirección, línea de ID fiscal, y nota al pie son configurables en Configuración → Donaciones → Estados de cuenta. Personalización más profunda del diseño no está expuesta en v1.
Próximos pasos
- Registrar una donación — la fuente de los datos del estado de cuenta.
- Donaciones recurrentes — las donaciones recurrentes aparecen automáticamente en los estados de cuenta.
- Administrar fondos — los fondos se convierten en las columnas del estado de cuenta.