Después del envío

Los treinta segundos entre que un visitante toca Enviar y vibra el teléfono de tu equipo de bienvenida son donde el formulario de visitantes se gana su lugar. Pasan muchas cosas en ese hueco, casi todas invisibles para el visitante. Esta página recorre la cadena — qué se escribe, qué se dispara, y cómo conectas cada pieza al flujo real de seguimiento de tu iglesia.

La escritura atómica

Cuando un visitante envía el formulario, el navegador llama a una función Postgres — submit_visitor_form — que hace todo en una única transacción. O cada fila aterriza con éxito o ninguna lo hace. Esto importa porque los registros de visitante a medio escribir fueron el bug pre-lanzamiento más común que tuvimos que perseguir: una fila de miembro sin foto, o asistencia sin miembro, o un valor de campo personalizado apuntando a nada.

En una llamada, la función:

1. Valida la contraseña de acceso si hay una configurada (mira Protección con contraseña de acceso).
2. Inserta el miembro en la tabla members con el ID de organización correcto y un tipo de miembro Visitante (buscado de member_types donde is_default_visitor = true).
3. Almacena la URL de la foto en members.photo después de que la subida al bucket de almacenamiento member-photos termina.
4. Escribe los valores de campos personalizados en member_field_values — una fila por campo personalizado lleno, más los campos integrados wants_visit, wants_prayer y prayer_request.
5. Asigna la unidad de jerarquía si el visitante eligió un campus o sucursal (mira Jerarquía y asistencia).
6. Inserta la fila de asistencia si el visitante marcó el interruptor "Estoy aquí hoy".

La función es SECURITY DEFINER, que es cómo los visitantes anónimos pueden escribir en tablas que normalmente requieren una sesión autenticada — de lo contrario RLS los rechazaría. Todo el alcance organizacional ocurre dentro de la propia función.

El nuevo visitante aparece

Dentro de uno o dos segundos del envío, el nuevo registro de visitante es visible en tres lugares:

• Miembros → Todos los miembros, con la foto, el nombre, el teléfono, y un chip de tipo de miembro que dice Visitante. La marca de tiempo "registrado hoy" se establece.
• Panel → Widget de nuevos visitantes, con la foto prominente y el nombre del invitador debajo si el visitante llenó "¿Quién te invitó?"
• Asistencia → Servicios de hoy (solo si el interruptor de asistencia estaba encendido), agrupado bajo la reunión que eligieron.

Todos los que tienen el permiso members.read para tu organización ven el nuevo registro. Los pastores y shepherds con alcance a una unidad específica de jerarquía solo ven los visitantes asignados a esa unidad.

El disparador del flujo de trabajo

El formulario de visitantes es uno de los puntos de entrada de flujo de trabajo más comunes en GCM. Cualquier flujo de trabajo con un disparador miembro creado se ejecuta automáticamente cuando aterriza el nuevo registro. La mayoría de iglesias configuran al menos uno:

• Flujo de mensaje de bienvenida — envía un WhatsApp o SMS en cinco minutos agradeciendo al visitante y dándole información de próximos pasos.
• Flujo de asignación de pastor — auto-asigna un pastor o compañero de seguimiento basado en el campus, rango de edad o estatus familiar del visitante.
• Flujo de notificación dominical — alerta al chat de grupo del equipo de bienvenida con el nombre y la foto del visitante.

Los construyes en Flujos de trabajo. El disparador a buscar es Miembro creado, y la mayoría de iglesias lo filtran aún más con una condición: member_type = visitor. Así el flujo solo se ejecuta para nuevos visitantes, no cuando se crea un miembro desde una importación CSV o por un miembro del personal.

Si solo quieres que se ejecute para visitantes que vinieron por el formulario (no visitantes creados de cualquier otra forma), filtra por date_of_registration = today y la fuente del registro. Las condiciones granulares están documentadas en Disparadores de flujos de trabajo.

Notificaciones al personal

El camino más rápido de "visitante enviado" a "alguien del personal sabe" es el módulo de mensajería. Dos patrones que vemos más:

Aviso por grupo de WhatsApp

Configura un flujo de trabajo que, ante miembro-creado con tipo-de-miembro visitante, envíe un mensaje plantilla de WhatsApp al grupo de tu equipo de bienvenida:

Nuevo visitante: {{member.full_names}} ({{member.primary_phone}}) — campus {{member.unit_name}}. Foto: {{member.photo_url}}

Configúralo como envío de grupo al chat ID de WhatsApp de tu equipo de bienvenida. Los pastores reciben el aviso en sus teléfonos antes de que el visitante se haya levantado de su asiento.

Resumen por correo

Si una alerta en tiempo real se siente demasiado agresiva, corre un flujo de resumen diario a las 11pm que envíe por correo los visitantes del día al líder de bienvenida. Mismo disparador (miembro creado, tipo visitante), pero en lugar de dispararse inmediatamente, el flujo acumula y envía un único correo por día.

Ambos patrones están documentados de extremo a extremo en la receta de visitante por primera vez.

El camino de conversión

Un visitante no es todavía un miembro. La línea entre los dos es una que tu iglesia traza — ¿después de una visita? ¿Tres? ¿Cuando hace una clase de fundamentos? ¿Cuando un pastor decide? GCM no impone una regla.

Lo que recomendamos:

• Deja el tipo de miembro como Visitante para todos los que entran por el formulario, sin actualización automática.
• Construye un flujo de trabajo de visitante-de-regreso que se dispare cuando un visitante alcance tres servicios asistidos. El flujo puede alertar a un pastor para que les llame, o hacerlos aparecer en un mosaico del panel "listo para convertir."
• Haz que los pastores cambien el tipo de miembro a Miembro manualmente, después de una conversación. El cambio queda registrado en los logs de datos para que puedas auditarlo después.

Esto mantiene el paso social (decidir que alguien ahora es parte de la familia de la iglesia) en manos de un humano, mientras que el paso de datos (crear el registro, rastrear asistencia, enviar bienvenidas) está totalmente automatizado.

Fallos y reintentos

El formulario tolera estar sin conexión — si el teléfono del visitante tiene mala recepción, el envío se encola localmente y reintenta cuando la red regresa. Si la contraseña de acceso es incorrecta, el visitante ve un error claro y tiene otra oportunidad.

El fallo más común son los duplicados: el mismo visitante llena el formulario dos veces seguidas (su primer envío parecía atascado así que tocaron Enviar de nuevo). Ambos envíos pasan; terminas con dos registros de visitante para la misma persona.

Para limpiarlos: abre el perfil del visitante duplicado, baja a Fusionar → elige el registro canónico. Los valores de campos personalizados, asistencia y foto se consolidan en el registro sobreviviente. La mayoría de iglesias hace esto el lunes en la mañana como parte de la revisión estándar del equipo de bienvenida.

A dónde ir después

• Disparadores de flujos de trabajo — el catálogo de eventos a los que pueden escuchar los flujos de trabajo.
• Mensajería — enviar el WhatsApp o correo de bienvenida real.
• Receta de visitante por primera vez — un ejemplo trabajado que conecta el formulario a un mensaje de bienvenida y a una asignación de pastor.
• Volver a Resumen del formulario de visitantes.