Présence et rapports de ministère

Compter les corps sur les sièges est la mesure la plus basique de la santé d'un ministère. GCM lie la présence aux ministères via un seul champ sur la table attendances — ministry_id — et la page de détail du ministère fait remonter chaque enregistrement de présence étiqueté avec ce ministère sous forme de graphique que vous pouvez filtrer par plage de dates et type de réunion.

Cet article couvre comment la présence est attribuée à un ministère, comment lire le graphique, et comment plonger dans les données sous-jacentes.

Comment une réunion devient une réunion de ministère

Chaque enregistrement de présence vit contre une réunion — un événement récurrent ou ponctuel comme Service du dimanche, Répétition de Louange, Briefing des Placeurs, Étude biblique du mercredi. Les réunions sont configurées dans Configuration des réunions et chacune a un champ optionnel ministère.

Lorsque vous créez ou modifiez une réunion :

1. Ouvrez Calendrier → Réunions.
2. Choisissez une réunion (ou créez-en une).
3. Dans les paramètres de la réunion, définissez le champ Ministère au ministère pertinent.
4. Enregistrez.

À partir de ce moment, chaque enregistrement de présence marqué contre cette réunion — que ce soit via la station de check-in, le marquage manuel ou la présence en masse — porte le ministry_id et apparaît sur le graphique du ministère.

TIP

Une réunion ne peut être étiquetée qu'avec un seul ministère. Si un seul événement sert plusieurs ministères (ex. une répétition combinée louange-et-médias), la voie la plus propre est deux réunions séparées sur le même bloc horaire — une étiquetée Louange, une étiquetée Médias — et marquer la présence contre chacune. La station de check-in gère gracieusement les réunions qui se chevauchent.

Lire le graphique de présence

Ouvrez n'importe quel ministère depuis la liste Ministères. Sous la carte d'en-tête du ministère se trouve le graphique de présence — un graphique à barres des comptages de présence dans le temps.

Le graphique a trois filtres :

• Réunion — laissez vide pour voir la présence à travers toutes les réunions étiquetées avec ce ministère, ou choisissez une réunion spécifique (ex. juste Répétition de Louange) pour isoler cela.
• Date de début — par défaut, il y a un mois.
• Date de fin — par défaut, aujourd'hui.

Chaque barre représente une occurrence de réunion dans la plage, avec le compte au-dessus. Survolez n'importe quelle barre pour la date exacte et le total. Cliquez sur une barre pour sauter à cet enregistrement de présence spécifique dans le module de présence — utile pour creuser quand un chiffre semble étrange.

Si le ministère n'a pas encore d'enregistrements de présence, le graphique affiche un état vide avec un indice sur la liaison des réunions.

Ce qui compte comme « présence »

Le graphique compte les membres uniques marqués présents pour une réunion étiquetée avec ce ministère. Spécifiquement :

• Compté : membres marqués présents, en retard ou en présence virtuelle.
• Non compté : membres marqués absents, excusés ou sans enregistrement.
• Non compté : visiteurs marqués via la station de check-in qui ne sont pas encore membres.
• Non compté : enregistrements de présence sur des réunions non étiquetées avec ce ministère, même si les personnes présentes sont sur la liste du ministère.

Ce dernier point fait trébucher les équipes. Si votre équipe de louange répète à une réunion que vous avez oublié d'étiqueter avec Louange, ces répétitions n'apparaissent pas sur le graphique du ministère Louange. Étiquetez la réunion et les données se remplissent rétroactivement — pas besoin de saisie manuelle.

Recouper avec la liste

Une question courante après avoir ouvert le graphique : « Pourquoi n'y a-t-il que 12 personnes dans la barre alors que nous en avons 20 sur la liste ? »

La réponse est généralement l'une de trois choses :

1. La liste inclut des membres inactifs. Les personnes qui ne se sont pas présentées depuis des mois sont toujours sur la table de jointure. Utilisez Membres actifs vs perdus pour nettoyer les entrées dormantes.
2. Certaines réunions n'ont pas été marquées. La présence ne compte que ce qui a été enregistré. Si la répétition a eu lieu mais que personne n'a pris la présence, le graphique ne le sait pas.
3. Mauvaise réunion sélectionnée. Si vous avez filtré sur Service du dimanche au lieu de laisser le filtre de réunion vide, vous ne voyez que l'équipe de louange qui est sur la liste du dimanche matin — qui pourrait être un sous-ensemble plus petit.

Rapports au-delà du graphique

Le graphique de la page de détail du ministère est la lecture la plus rapide. Pour des rapports plus approfondis :

• Rapports de présence — allez dans Présence → Rapports, filtrez par ministère, regroupez par mois ou semaine, et exportez les données brutes.
• Tableaux de bord — le widget Engagement sur le tableau de bord d'accueil affiche la présence par ministère à travers l'org — utile comme aperçu pour le leadership.
• Rapports personnalisés — le module Rapports vous permet de construire un rapport récurrent de « santé du ministère » qui agrège la taille de la liste, la présence et les ajouts récents par ministère. Programmez-le mensuellement à vos leaders de ministère.

Comparer les ministères

Pour comparer les tendances de présence entre les ministères (ex. Louange vs Placeurs sur le dernier trimestre), utilisez le widget Engagement sur le tableau de bord plutôt que le graphique par ministère. Le graphique par ministère est mono-axe ; le widget engagement supporte l'empilement et la comparaison.

Si vous avez besoin d'une comparaison côte à côte ponctuelle, ouvrez chaque ministère dans un onglet séparé du navigateur — les graphiques utilisent la même échelle par défaut et votre œil peut comparer rapidement.

Pourquoi n'y a-t-il pas de « pourcentage de présence du ministère » ?

Parce que le dénominateur est une cible mouvante. Combien de membres de la liste étaient disponibles cette semaine ? dépend des voyages, des maladies, des plannings de rotation et d'autres ministères dans lesquels quelqu'un pourrait servir. Un chiffre plat de X sur Y donne un faux sentiment de précision.

Le graphique affiche à la place des comptes absolus, ce qui est une donnée honnête. Si vous voulez un pourcentage pour des rapports de gouvernance, divisez par la taille de la liste manuellement (ou tirez les deux dans le module Rapports où les calculs sont explicites).

Permissions

Action	ministries.view	ministries.manage
Ouvrir la page de détail du ministère	oui	oui
Voir le graphique de présence	oui	oui
Filtrer le graphique	oui	oui
Plonger dans les enregistrements de présence individuels	dépend de attendance.view	dépend de attendance.view

Le graphique respecte les permissions de présence — si un utilisateur peut voir les ministères mais pas les détails de présence, le graphique se rend toujours (ce sont des données agrégées) mais cliquer sur une barre n'ouvrira pas l'enregistrement sous-jacent.

Étapes suivantes

• Ajouter des membres — assurez-vous que la liste est complète avant de lire le graphique.
• Marquer la présence manuellement — pour combler les répétitions passées.
• Aperçu des rapports — programmez des rapports récurrents de santé du ministère.